Xây dựng hệ thống quy trình trong quản lý doanh nghiệp như thế nào

Một trong những phương pháp để quản lý tốt các hoạt động chung là xây dựng hệ thống quy trình trong quản lý doanh nghiệp. Việc thiết lập quy trình quản lý mang lại nhiều lợi ích cho tổng thể doanh nghiệp, nhà quản trị và với cá nhân người lao động.

Hệ thống quy trình trong quản lý doanh nghiệp là gì và có ý nghĩa như thế nào?

Hệ thống quy trình quản lý doanh nghiệp là gì?

Quản trị doanh nghiệp rất cần theo một hệ thống và quy trình nhất định để có thể đạt được hiệu quả. Vậy, hệ thống quy trình là gì? Đó là tập hợp các công việc, nhiệm vụ được thực hiện theo một thứ tự và phương pháp nhằm biến đổi các yếu tố đầu vào thành các kết quả đầu ra. Hệ thống quy trình được xây dựng để điều hành các hoạt động của doanh nghiệp đi theo một định hướng chung thống nhất.

Xây dựng hệ thống quy trình trong quản lý doanh nghiệp là công việc không hề dễ dàng, cần nhiều thời gian, công sức và kỹ năng. Tuy nhiên, đây lại là một yêu cầu gần như bắt buộc đối với các doanh nghiệp nếu muốn tồn tại và phát triển. Đó cũng chính là lí do tại sao nên xây dựng hệ thống quy trình cho mỗi tổ chức, công ty.

Áp dụng hệ thống quy trình trong quản lý doanh nghiệp mang lại nhiều lợi ích

Tại sao cần xây dựng hệ thống quy trình quản lý trong doanh nghiệp?

Việc áp dụng hệ thống quy trình quản lý cho doanh nghiệp mang lại nhiều lợi ích.

* Đối với tổng thể doanh nghiệp: Giúp tăng sự minh bạch trong hoạt động kinh doanh, đồng thời tháo gỡ những nút thắt làm quy trình hoạt động bị tắc nghẽn. Thêm vào đó, hệ thống quy trình còn tối ưu hóa và cải tiến các quy trình hiện có của doanh nghiệp để tạo tiền đề cho sự phát triển bền vững. Nhờ có hệ thống quy trình, vai trò và trách nhiệm của từng cá nhân trong doanh nghiệp được xác định một cách rõ ràng.

* Đối với nhà quản trị, lãnh đạo doanh nghiệp: Việc quản lý doanh nghiệp bằng quy trình giúp nhà lãnh đạo có sự sắp xếp, bố trí nhân sự hợp lý và hiệu quả. Gia tăng sự hài lòng của khách hàng bằng việc phát triển các sản phẩm và dịch vụ mới với chi phí hợp lý trong một khoảng thời gian ngắn nhất. 

* Đối với người lao động: Mỗi cá nhân có những kiến thức kỹ năng chuyên môn, cách triển khai và thực hiện công việc khác nhau. Hệ thống quy trình góp phần định hướng cho người lao động các bước tiến hành công việc, cách thức làm và kết quả cần đạt.Từ đó, nâng cao năng suất và tránh được tình trạng làm việc không hiệu quả.

Các bước để xây dựng hệ thống quy trình trong quản lý doanh nghiệp

Việc xây dựng những hệ thống quy trình phổ biến trong doanh nghiệp hiện nay đều cần thực hiện đủ 5 bước. 

Bước 1: Xác định nhu cầu, phạm vi và mục đích công việc

Đây là bước đầu tiên trong việc xây dựng quy trình tiêu chuẩn. Việc cần làm của nhà quản lý là xác định được nhu cầu, phạm vi áp dụng (cá nhân, phòng ban nào?). Áp dụng quy trình nhằm mục đích gì? Chỉ khi xác định đầy đủ những yếu tố này, việc vận hành quy trình mới có thể diễn ra trơn tru và đưa lại kết quả tốt.

Bước 2: Chuẩn hóa quy trình thành văn bản mô tả

Các yếu tố cần thiết cho quy trình cần được triển khai thành các văn bản mô tả  và được truyền đạt tới đội ngũ nhân viên để họ tham chiếu, triển khai công việc trên thực tế. Nội dung của bản mô tả tuân theo công thức 5W – H – 5M. Đây chính là xương sống để định hình quy trình làm việc.

• 5W bao gồm : Why – Mục tiêu công việc/ What – Nội dung công việc/ Where, When, Who – Địa điểm, thời gian, nhân sự thực hiện.
• H: How – Cách thức và phương pháp thực hiện công việc
• 5M: Bao gồm các yếu tố nguồn lực như: Man – nhân lực/ Money – Tiền bạc/ Material – Nguyên vật liệu/  Machine – Công nghệ/ Method – Phương pháp. Đây là những yếu tố cần thiết để đảm bảo hiệu quả quy trình.

Tiền bạc là một trong các nguồn lực vật chất quan trọng để thực hiện quy trình

Bước 3: Phân loại đối tượng tham gia vào quy trình 

Các đối tượng tham gia vao quy trình cần được chia thành các nhóm khác nhau với vai trò cụ thể.

• Người thực hiện: là các cá nhân trực tiếp thực hiện việc hoàn thành các bước đầu trong quy trình.

Cần xác định được người thực hiện để hoàn thành các bước đầu tiên trong quy trình

• Người giám sát: Chịu trách nhiệm về kết quả thực thi, đồng thời đóng góp ý kiến và giúp người thực hiện định hướng được công việc, đảm bảo hiệu quả thực hiện quy trình.
• Người hỗ trợ: Là những cá nhân có chuyên môn tốt, gián tiếp hỗ trợ người thực hiện hoàn thành các bước đầu trong quy trình.

Bước 4: Kiểm soát, kiểm tra quy trình

Trong quá trình xây dựng quy trình, cần có sự kiểm tra đánh giá mức độ hiệu quả của việc thực hiện quy trình. Xác định được các phương pháp kiểm soát, kiểm tra cụ thể. Đồng thời, người trực tiếp giám sát cần xác định được các bước công việc, tần suất, điểm kiểm tra trọng yếu nhằm đưa ra các biện pháp cải thiện cho phù hợp với bộ máy vận hành.

Bước 5: Hoàn thiện tài liệu

Một quy trình hoàn thiện sẽ có đầy đủ những tài liệu hướng dẫn tuân thủ và sử dụng. Vì vây, việc dự trù và cung cấp các thông tin, biểu mẫu, hướng dẫn là rất cần thiết để hỗ trợ nhân viên tiếp thu và thực hiện quy trình một cách tốt nhất.

Phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP đáp ứng tất cả các nghiệp vụ, yêu cầu cần thiết của công tác quản lý

Xây dựng hệ thống quy trình trong quản lý doanh nghiệp là một bước đi cần thiết để tạo nền móng vững chắc cho các hoạt động của doanh nghiệp. Vì vậy, nhà quản trị cần có một hệ thống các quy trình rõ ràng, mạnh mẽ để giúp việc quản lý và vận hành các hoạt động của doanh nghiệp được thực hiện một cách tốt nhất.