Thực hiện các bước sau để tìm phần mềm kế toán phù hợp với doanh nghiệp của bạn

Để tìm phần mềm kế toán phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Hãy xem các chương trình phần mềm kế toán được sử dụng miễn phí trước khi mua. Khi bạn đã sẵn sàng mua, hãy tìm phần mềm phù hợp bằng cách nghiên cứu phần mềm kế toán.

Xem xét các thông tin trước khi đưa ra quyết định:

1. Tìm thông tin về các giải pháp phần mềm kế toán

2. Truy cập phần mềm kế toán bạn muốn tìm hiểu để trải nghiệm thử phần mềm

3. Chọn các nhà cung cấp phù hợp với các tiêu chí doanh nghiệp đề ra.

4. Chọn mua phần mềm kế toán phù hợp với quy mô, loại hình công ty

I. Các bước thực hiện để tìm phần mềm kế toán phù hợp với doanh nghiệp

1. Tìm thông tin phần mềm kế toán dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Trước khi mua phần mềm kế toán, bạn nên tìm hiểu thông tin về phần mềm kế toán đó. Đồng thời, tìm hiểu những điều cơ bản về ngành kế toán và sử dụng các chương trình phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp bạn. Lãnh đạo doanh nghiệp cần hiểu rõ phần mềm kế toán là gì? Có những định nghĩa cơ bản về phần mềm kế toán. Ngoài ra lãnh đạo doanh nghiệp cần hiểu rõ doanh nghiệp mình cần những gì ở phần mềm kế toán.

Về căn bản, các doanh nghiệp nên quan tâm đến một số yếu tố như:

• Các chức năng kế toán cơ bản của phần mềm kế toán: Hầu như doanh nghiệp nào cũng cần tới những chức năng căn bản có trong phần mềm kế toán như lập hoá đơn, theo dõi chi phí và thu nhập, báo cáo tài chính, quản lý khách hàng/nhà cung cấp.
• Tự động hóa: Những thứ như tính tiền tự động, thanh toán định kì, thông báo đáo hạn và các quy trình tự động khác tiết kiệm thời gian cho bạn vì không cần phải làm tay chi nữa.
• Tạo báo giá: Sử dụng các mẫu được làm sẵn (có thể tuỳ biến) để tạo báo giá cho khách hàng, tự động chuyển thành hoá đơn sau đó.
• Chuẩn bị thuế: Bao gồm tính thuế tự động, nhiều thuế suất, và báo cáo thuế, và khả năng email tức thì những dữ liệu và tập tin cần thiết cho kế toán chỉ bằng 1 cú click.
• Truy cập nhiều người dùng: Cho phép nhiều người dùng truy cập, để bạn không phải làm mọi thứ 1 mình.
• Xử lý tính lương: Truy cập thời gian biểu, tính lương, in séc và thanh toán cho nhân viên.
• Tính năng sử dụng mọi lúc mọi nơi, mọi thiết bị: Đặc biệt hữu ích cho chủ doanh nghiệp hay đi mây về gió và quá bận, không thể ngồi hoặc quản lý sổ sách trên máy tính.
• Tích hợp bên thứ 3: Phần mềm kế toán làm cho việc vận hành doanh nghiệp dễ hơn thông qua tích hợp và tự động nhập dữ liệu theo thời gian thực từ các ứng dụng và công cụ mà bạn xài. Bao gồm POS, tồn kho, thương mại điện tử, ERP, thẻ tín dụng, CRM và Google apps.

2. Dùng thử phần mềm kế toán trước khi mua

Hãy lựa các chương trình kế toán có trải nghiệm miễn phí trước khi mua. Bạn có thể trải nghiệm chương trình xem cách thức sử dụng và nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp có phù hợp không? Nếu không phù hợp sẽ chuyển đổi sang phần mềm kế toán khác.

Trong quá trình dùng thử phần mềm kế toán doanh nghiệp cần quan tâm đến một số vấn đề như:

• Phù hợp với quy mô kinh doanh của doanh nghiệp: Phần mềm đó có theo đúng quy định của nhà nước. Các doanh nghiệp nhỏ nên lựa chọn các phần mềm kế toán dành cho doanh nghiệp nhỏ, không nên sử dụng những phần mềm dành cho doanh nghiệp lớn.
• Phù hợp với lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp: Phần mềm kế toán theo lĩnh vực doanh nghiệp kinh doanh như phần mềm dành cho doanh nghiệp thương mại, phần mềm kế toán doanh nghiệp sản xuất, xây dựng, dịch vụ…
• Đáp ứng các yêu cầu về kế toán tài chính và quản trị: Các doanh nghiệp nên lựa chọn các phần mềm xuất báo cáo, hỗ trợ nhập khẩu chứng từ và có hệ sinh thái về phần mềm tiện lợi như vậy sẽ hỗ trợ công tác quản lý được phù hợp và chính xác.
• Có dịch vụ hỗ trợ sau bán tốt: Không chỉ dừng lại ở việc mua phần mềm kế toán, các doanh nghiệp nên quan tâm đến dịch vụ sau mua do thời gian sử dụng phần mềm kế toán của doanh nghiệp có thể lên tới 10 năm.
• Mang lại hiệu quả cao tương ứng với chi phí bỏ ra: Liệu chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra 1 lần hay hàng tháng, doanh nghiệp mất bao nhiêu tiền để duy trì phần mềm. Việc hiểu rõ chi phí sẽ giúp kế toán đưa ra quyết định chính xác.
• Phần mềm có uy tín, được nhiều người sử dụng: Uy tín của phần mềm kế toán giúp doanh nghiệp không chịu rủi ro trong quá trình sử dụng. Được sự hỗ trợ của các doanh nghiệp cùng sử dụng phần mềm.
• Phần mềm kế toán có dễ dàng sử dụng: Đây là yếu tố quan trọng để quyết định sử dụng phần mềm.

3. Chọn các nhà cung cấp mà phù hợp với tiêu chí mà doanh nghiệp đề ra

So sánh các phần mềm kế toán doanh nghiệp cân nhắc với nhau trước khi mua: chi phí, nghiệp vụ, hỗ trợ,…

Các doanh nghiệp có thể lựa chọn 2-3 phương án phần mềm kế toán để so sánh. Doanh nghiệp phù hợp với phần mềm nào thì có thể lựa chọn phần mềm đó.

Hiện nay một số phần mềm kế toán phổ biến được nhiều doanh nghiệp tin tưởng sử dụng là phần mềm kế toán MISA SME.NET – với hơn 170.000 doanh nghiệp tin dùng hay phần mềm kế toán MISA Amis, Fast, Bravo…

Kết luận:

Nhu cầu dùng phần mềm kế toán đang ngày càng tăng. Tuy nhiên doanh nghiệp cần tìm phần mềm kế toán phù hợp với nhu cầu quản lý tài chính của mình. Hiểu cơ bản về phần mềm kế toán giúp doanh nghiệp không chọn sai, chọn nhầm phần mềm kế toán.