Talent pool – Giải pháp hữu dụng để quản lý thông tin ứng viên

Trong công tác tuyển dụng, để không mất nhiều thời gian tìm kiếm nguồn nhân lực phù hợp, mỗi doanh nghiệp cần xây dựng talent pool của riêng mình. Việc này làm giảm thời gian, chi phí và công sức tìm kiếm ứng viên, giúp công việc tuyển dụng được diễn ra một cách  nhanh chóng và suôn sẻ. 

Talent pool là gì và tìm kiếm nguồn để xây dựng ở đâu?

Talent pool là tên gọi của một cơ sở dữ liệu chứa thông tin về một hoặc nhiều nhóm người có năng lực và kỹ năng chuyên môn phù hợp với các vị trí trong doanh nghiệp. Hoặc có thể hiểu đây là một danh sách các ứng viên tiềm năng mà doanh nghiệp biết tới. Việc nắm thông tin nhằm mục đích cung cấp nguồn ứng viên khi bỗng nhiên thiếu hụt hoặc cần tuyển dụng nhân sự cho một vị trí nào đó. Những ứng viên này bao gồm nhiều đối tượng như người đang tìm kiếm  việc, người đã ứng tuyển nhưng bị loại, cựu nhân viên, sinh viên  hoặc người đang làm việc tại một doanh nghiệp khác….

Đa phần các  doanh nghiệp có cách xây dựng danh sách thông tin ứng viên riêng và mỗi pool là một tiêu chí để phân loại ứng viên. Việc phân loại phụ thuộc vào các yếu tố như địa điểm, vị trí, năng lực, thời gian… Tùy thuộc vào chiến lược và các chính sách nhân sự của doanh nghiệp để xây dựng tiêu chí và danh sách tương ứng.

Có rất nhiều cách tìm kiếm nguồn ứng viên tiềm năng để tập hợp nguồn lực nhân sự. Dưới đây là một vài nguồn cơ bản:

– Ứng viên cũ: Đó là những ứng viên đã vượt qua các vòng tuyển chọn, nhưng lại bị loại bởi một người khác thích hợp hơn. Nếu được lưu thông tin trong danh sách ứng viên tiềm năng, họ có thể sẽ là nhân sự sáng giá cho vị trí đang cần tuyển dụng.

– Hồ sơ trực tuyến: Nhiều website được thành lập nhằm mục đích kết nối giữa người tuyển dụng và người đang tìm kiếm công việc. Bằngviệc thu thập thông tin của những hồ sơ được tạo trực tiếp trên trang, doanh nghiệp có thể tìm ra nguồn nhân lực phù hợp cho mình.

– Chương trình tập sự: Chủ yếu dành cho các sinh viên mới ra trường. Những doanh nghiệp thưởng xuyên triển khai các chương trình tập sự sẽ tìm kiếm được nguồn nhân lực trẻ, đầy nhiệt huyết và sáng tạo.

– Ngành truyền thông: Chủ yếu là thu thập thông tin ứng viên ở các tạp chí, website. Dựa vào công cụ tìm kiếm và mối quan hệ, bên tuyển dụng có thể có được thông tin của các cá nhân tham gia dự án. 

Các bước xây dựng và quản lý talent pool

Hoạt động xây dựng và quản lý danh sách thông tin  ứng viên tiềm năng cần trải qua 4 bước:

Bước 1: Nắm rõ chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp

Bất kì kế hoạch tuyển dụng nào cũng cần phải gắn bó chặt chẽ nhằm mục đích phục vụ hiệu quả cho các chiến lược kinh doanh. Hệ thống cơ sở dữ liệu chứa thông tin của ứng viên cần đáp ứng được những mục tiêu đưa ra nếu không sẽ gây lãng phí và không hiệu quả dù nó đồ sộ. Vì vậy, tuyển dụng ai, vào vị trí nào cũng cần phải xác định được chiến lược kinh doanh và tuân thủ nghiêm túc những mục đích cụ thể.

Bước 2: Xây dựng các tiêu chí phù hợp

Là bước tiếp theo sau khi đã xác định rõ chiến lược kinh doanh. Doanh nghiệp cần đưa ra các tiêu chí phù hợp để nguồn ứng viên được thu thập mang lại giá trị lớn và có sự ăn khớp với các chiến lược này.

Bước 3: Tạo nguồn ứng viên dựa trên bản kế hoạch đã xây dựng

Việc sắp xếp ứng viên về các pool sẽ trở nên đơn giản khi xác định được tiêu chí cụ thể. Đây đều là những ứng viên đã phần nào quen thuộc và được đảm bảo về mặt chất lượng  như các ứng viên đã phỏng vấn nhưng lại bị loại ở vòng cuối, những nhân sự đã từng hoặc đang làm việc tại doanh nghiệp, thực tập sinh…

Bước 4: Phân loại ứng viên:

Đây là bước để gắn tag và xếp hạng các ứng viên. Việc làm này nhằm đảm bảo tính hệ thống và khoa học của các cơ sở dữ liệu. Bên cạnh việc phân loại theo tiêu chí thì việc cân nhắc, lưu trữ các ghi chú trong quá trình làm việc với ứng viên cũng cần được thực hiện. Các nhận xét khác từ những thành viên trong team sẽ đưa ra cái nhìn chính xác và khách quan nhất về người sẽ được chọn lựa. 

Talent pool được coi là chiếc chìa khóa mở ra thành công của công tác tuyển dụng. Việc xây dựng cơ sở dữ liệu thông tin này cần được quan tâm đúng mức nếu các doanh nghiệp không muốn gián đoạn hoạt động vì thiếu hụt về yếu tố con người và không thể tìm kiếm nguồn nhân lực thay thế kịp thời.