Lý giải nguyên nhân tại sao phải quản lý dòng tiền trong kinh doanh

Dòng tiền trong một doanh nghiệp luôn có sự chuyển động vào ra không ngừng. Vì nhiều nguyên nhân khác nhau mà dòng tiền có thể suy yếu làm ảnh hưởng tới hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như đe dọa đến sự tồn vong của doanh nghiệp. Đây cũng là lời giải thích cho câu hỏi tại sao phải quản lý dòng tiền mà rất nhiều chủ doanh nghiệp đặt ra.

Lý giải cho câu hỏi “tại sao phải quản lý dòng tiền?”

“Tại sao phải quản lý dòng tiền?” là câu hỏi cần có một cái nhìn tổng quát và dựa vào nhiều yếu tố để đưa ra được câu trả lời. Trên thực tế, có rất nhiều nguyên nhân khiến dòng tiền sụt giảm nghiêm trọng, thậm chí rơi vào tình trạng “âm” khiến tài chính của doanh nghiệp trở nên bị động và việc quản lý dòng tiền trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.

Sự sai lệch trong quan điểm quản trị

Đây là một trong những nguyên nhân chính của suy giảm dòng tiền. Nhiều chủ doanh nghiệp chưa có các kiến thức nền tảng về quản trị nên để tình trạng nội bộ lỏng lẻo, nhất là khâu quản lý tài chính không minh bạch, rõ ràng. Vì vậy, tạo nên lỗ hổng dẫn đến rò rỉ nguồn tiền, ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh. Đặc biệt là trong những công ty gia đình, sự lỏng lẻo này càng được thể hiện rõ nét.

Đối với những doanh nghiệp tư nhân khác, công tác quản trị tài chính lại phụ thuộc hoàn toàn vào nhân viên, mà nhân viên lại không ổn định nên tiềm ẩn nhiều rủi ro và không có sự minh bạch, chắc chắn.

Chưa xây dựng quy chuẩn và định mức giao dịch thương mại

Đối với các doanh nghiệp nhỏ, việc đàm phán đều do một người có quyền nắm giữ (thường là giám đốc hoặc người thân tín trong gia đình) mà không dựa trên những định mức giao dịch thương mại nhất định. Những người này đều trực tiếp xử lý các công nợ, còn các nhân viên đứng ngoài cuộc dẫn đến việc thu hồi công nợ khó khăn, đối diện với rủi ro mất nợ…Điều này cũng ảnh hưởng rất lớn đến dòng tiền thu được và rất khó xoay sở cho các khoản chi tiêu đến hạn.

Không lập kế hoạch ngân sách rõ ràng

Việc không lên kế hoạch ngân sách dẫn đến việc đồng tiền bị dùng sai mục đích, không điều chỉnh, cân đối được lượng tiền vào ra trong doanh nghiệp, ảnh hưởng đến các hoạt động chung. Nếu để tình trạng này diễn ra trong một thời gian dài, doanh nghiệp có thể bị phá sản vì thua lỗ.

Cách xử lý các vấn đề thường gặp trong quản lý dòng tiền

Có rất nhiều vấn đề mà doanh nghiệp thường gặp phải khi quản trị dòng tiền như chi phí overhead quá cao, khách hàng thanh toán chậm, tồn kho, nợ xấu…Nếu không giải quyết và quản lý tốt các vấn đề về dòng tiền này, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với rất nhiều khó khăn.

Chi phí overhead quá cao

Là các khoản chi phí để vận hành hoạt động của doanh nghiệp mà không được tính vào giá thành sản phẩm như các loại phụ phí, điện thoại, điện nước, đi lại…Đây là những khoản chi phí bắt buộc, tuy nhỏ, nhưng nếu gộp lại có thể thành một khoản tiền khá cao. Vì vậy, doanh nghiệp cần khắc phục bằng cách chọn những phương án với mức giá thấp hơn, quản lý chặt chẽ, tiết kiệm lượng sử dụng và hạn chế chi phí đi lại…Không nên cắt giảm các loại chi phí này vì sẽ gây ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp.

Khách hàng thanh toán chậm

Là một nguyên nhân khá phổ biến khiến dòng tiền bị “kẹt” trong kinh doanh. Khi doanh nghiệp chịu sự ràng buộc của những khách hàng lớn, thời gian được thanh toán có thể lên đến 3,4 tháng thì khả năng bị phá vỡ cơ cấu dòng tiền rất cao.

Để khắc phục tình trạng này, doanh nghiệp nên đưa ra những biện pháp như giảm giá hoặc chiết khấu %  hợp lý, vừa tránh bị giảm mức lợi nhuận lại được thanh toán sớm. Thêm vào đó, doanh nghiệp có thể sử dụng hợp đồng đã ký với khách hàng để vay mượn nguồn tiền từ ngân hàng hoặc các tổ chức tín dụng. Tuy nhiên, phương án này không tối ưu vì có thể làm sụt giảm doanh thu do số tiền lãi hàng tháng mà doanh nghiệp phải chịu.

Nợ xấu

Xảy ra khi doanh nghiệp cho khách hàng “mua chịu” nhưng họ không thanh toán đúng kỳ hạn. Nếu không may gặp phải khách hàng không có khả năng thanh toán thì nguy cơ bị mất trắng khoản tiền đó rất dễ xảy ra. Vì vậy, doanh nghiệp nên yêu cầu thanh toán đầy đủ trước khi nhận hàng. Chỉ chọn những khách hàng tin tưởng nếu bắt buộc phải “bán chịu”. Đồng thời giữ mức nợ xấu ở trong phạm vi có thể chấp nhận được và phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp, tránh tình trạng bị kẹt lại của dòng tiền.

Hàng tồn kho

Nguồn vốn nằm trong lượng hàng hóa tồn đọng chưa bán được ra thị trường. Giải pháp để khắc phục tình trạng này là doanh nghiệp cần thường xuyên dự toán và cập nhật các nhu cầu của thị trường và tính toán chuẩn xác lượng hàng sản xuất ra. Trong trường hợp cần thiết, nên sẵn sàng giảm giá để thanh lý hàng tồn. Nếu càng để lâu, sản phẩm càng mất giá do cận date.

Còn rất nhiều vấn đề về dòng tiền có thể xảy ra theo chiều hướng xấu. Trên thực tế, dòng tiền và tiền mặt rất quan trọng, thậm chí còn hơn cả mức lợi nhuận. Vì đây là yếu tố quyết định sự phát triển tồn vong của doanh nghiệp. Đó là lí do tại sao phải quản lý dòng tiền mà doanh nghiệp nên xác định được nếu muốn tồn tại lâu dài.

>> Phân tích sự khác biệt giữa lợi nhuận và dòng tiền

>> Bảng excel tính dòng tiền giải pháp hiệu quả cho các doanh nghiệp