Quản lý công việc theo quy trình để mang lại hiệu quả

Quản lý công việc theo quy trình là cách các doanh nghiệp hoặc cá nhân làm việc thường áp dụng để có thể quản lý và thực hiện được nhiều công việc cùng một lúc. Những công việc được thực hiện theo quy trình sẽ luôn diễn ra suôn sẻ, có kết quả tốt nhất.

Tại sao phải quản lý công việc theo quy trình?

Quy trình được hiểu là một phương pháp cụ thể để thực hiện một quá trình hay một công việc. Dưới đây là một vài lý do quan trọng khiến doanh nghiệp hoặc các cá nhân cần phải áp dụng cách quản lý công việc theo quy trình:

– Thứ nhất, mỗi cá nhân đều có kiến thức, kỹ năng nghiệp vụ và cách làm việc khác nhau. Quy trình quản lý giúp nhân viên thực hiện hiểu được các bước triển khai công việc theo một định hướng chung, cách làm ra sao và kết quả cần đạt được như thế nào. Tránh tình trạng mỗi người làm theo ý muốn của mình dẫn đến việc thực hiện công việc không diễn ra suôn sẻ hoặc không đạt được kết quả mong muốn.

– Thứ hai, quy trình làm việc hiệu quả giúp gắn kết các thành viên. Mỗi người sẽ đảm nhận một bước trong quy trình mà không cần thắc mắc việc này do ai làm và làm như thế nào?

– Thứ ba, quy trình là thước đo căn bản giúp nhà quản trị có thể kiểm tra tiến độ làm việc đến đâu, chất lượng công việc ra sao? Từ đó, có những điều chỉnh kịp thời, phù hợp với tình hình thực tế.

Ở một vài doanh nghiệp, việc thực hiện quy trình làm việc vẫn gặp phải những rào cản nhất định. Một số nhà quản lý cho rằng việc triển khai công việc theo quy trình là không cần thiết vì mất nhiều thời gian và không có tính linh động. Nhưng đây là suy nghĩ sai lệch. Xét về lâu dài, quy trình làm việc giúp cho các cấp lãnh đạo có thể quản lý, kiểm soát và theo dõi sát sao tiến độ công việc của nhân viên, việc quản lý cũng trở nên dễ dàng hơn.

Một quy trình chỉ trở nên hoàn toàn hiệu quả nếu người tuân thủ và triển khai quy trình làm việc trôi chảy theo các bước đã đưa ra và nắm rõ hoàn toàn về mặt nghiệp vụ. 

Quản lý công việc theo quy trình diễn ra như thế nào?

Quy trình quản lý công việc cần diễn ra theo các bước sau: 

• Bước 1: Tạo ra một bản kế hoạch làm việc

Là bước đầu tiên trong quy trình. Bản kế hoạch làm việc cụ thể, rõ ràng sẽ đáp ứng được một khối lượng công việc lớn và dồn dập. Nếu không lên kế hoạch thì chắc chắn sẽ dẫn đến bỏ sót hoặc ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả công việc. 

Trong bản kế hoạch cần chỉ rõ các vấn đề:

– Mục đích của bản kế hoạch: Là giá trị cần đạt được sau khi thực hiện công việc.

– Những công việc nhỏ cần thực hiện: Mỗi nhiệm vụ nhỏ là mục tiêu ngắn hạn mà người triển khai cần giải quyết. Sắp xếp công việc một cách khoa học là cách để tránh sự chồng chéo công việc lên nhau.

– Giới hạn thời gian thực hiện: Đưa ra giới hạn tối đa hoàn thành công việc. Phân bổ thời gian hợp lý cho từng nhiệm vụ để đảm bảo công việc diễn ra đúng tiến độ.

Chỉ khi hoàn thành được bước lập kế hoạch thì người quản lý mới xác định được mục tiêu, nguồn lực và các hoạt động cần thiết để đạt được kết quả một cách tốt nhất.

• Bước 2: Tổ chức thực hiện

Triển khai các hoạt động theo kế hoạch đã xây dựng bằng cách thực hiện các nội dung:

– Xác định và phân loại hoạt động.

-Xây dựng cơ cấu và phân chia tổ chức thành các bộ phận để thực hiện hoạt động.

– Phân công trách nhiệm, quyền hạn của từng bộ phận, từng thành viên trong tổ chức.

– Quản lý các vấn đề nhân sự và đảm bảo các nguồn lực để công việc được diễn ra suôn sẻ.

• Bước 3: Tìm kiếm nguồn tham khảo khác cho công việc

Những công việc được giao luôn có sẵn tài liệu tham khảo để mở rộng và phát triển. Hãy tìm hiểu một số nguồn tham khảo được trên báo chí, sách vở, internet hoặc từ chính đồng nghiệp của mình.

• Bước 4: Lên lịch cho thời gian biểu từng ngày cụ thể 

Bước này giúp người thực hiện phân bổ thời gian, giải quyết những công việc khác nhau. Việc lên lịch cụ thể sẽ giúp quản lý, sắp xếp thời gian làm việc một cách hợp lý nhất.

• Bước 5: Tổng kết, giám sát và đánh giá

Là quá trình thường xuyên kiểm tra, theo dõi mọi tiến độ công việc để so sánh giữa thực tế đạt được và kế hoạch đã lập. Điều này sẽ giúp người quản lý phát hiện ra những dấu hiệu bất thường để kịp thời điều chỉnh. 

Quản lý công việc theo quy trình không phải là việc dễ dàng nhưng là điều mỗi doanh nghiệp, cá nhân, tổ chức nên làm nếu muốn công việc được tiến hành theo trình tự và thu được kết quả mong muốn.