Các phương pháp quản lý công việc mang lại hiệu quả

 Phương pháp quản lý công việc được hiểu là cách thức xử lý các nhiệm vụ từ khi bắt đầu đến lúc hoàn thành. Bằng việc áp dụng các kỹ năng, kinh nghiệm để sắp xếp công việc một cách khoa học, hợp lý, chủ doanh nghiệp hoặc nhân viên có thể giải quyết hiệu quả một khối lượng lớn các công việc của mình.

Personal Kanban – một trong các phương pháp quản lý công việc phổ biến

Personal Kanban là một trong các phương pháp quản lý công việc cho bạn cái nhìn đơn giản, khái quát, sinh động về công việc của mình. Personal Kanban giúp người sử dụng sắp xếp các thứ tự ưu tiên, những việc cần làm cũng như mục tiêu cần đạt được.

2 nguyên tắc chính của phương pháp này là:

• Trực quan hóa công việc: Khi nhìn vào khối lượng công việc tổng thể, người thực hiện có thể nhanh chóng xác định được các công việc tiếp theo, thứ tự lần lượt của từng việc và hạn mức thời gian để hoàn thành. Hệ thống này cũng giúp việc tổ chức, sắp xếp lại công việc được dễ dàng, thuận tiện.

• Giới hạn khối lượng công việc: Quy định thời gian hoàn thành cho khối lượng công việc sẽ làm. Tránh ôm đồm quá nhiều việc cùng một lúc dẫn đến không hiệu quả.

Cấu trúc của Personal Kanban rất dễ hiểu.  Đó là 3 cột dọc đơn giản trên bảng công việc ghi danh sách những việc “Cần làm”; “Đang làm”; “Làm xong”.

– Cột “Cần làm”: Bao gồm danh sách tất cả những công việc phải làm nhưng chưa thực hiện ngay mà được làm ở một thời điểm khác. Bản chất của cột này là lập kế hoạch để phân tích thứ tự ưu tiên các công việc. Tránh được tình trạng làm việc không theo trình tự khiến công việc trở nên rối rắm. 

– Cột “Đang làm”: Là những việc đang thực hiện dở dang hoặc cần làm ngay lập tức. Khi bắt đầu làm việc gì, cần chuyển từ cột “cần làm” sang cột “đang làm” và ghi rõ ngày giờ bắt đầu làm, sắp xếp thứ tự công việc. Số lượng công việc ở cột này chỉ nên hạn chế từ 3- 5 việc để đạt hiệu quả tốt nhất.

– Cột “Làm xong”: Chuyển những việc đã hoàn hành ở cột “Đang làm” sang cột “Làm xong” và ghi ngày giờ kết thúc để đánh giá hiệu suất làm việc.

Phương pháp Personal Kanban rất đơn giản và dễ thực hiện. Chỉ cần 1 chiếc bảng vẽ các cột, người thực hiện có thể tổ chức, quản lý  công việc bằng cách thêm hoặc bớt các nội dung công việc đã được lên danh sách vào các mục. 

Bạn có thể tham khảo: Phần mềm quản lý công việc theo dạng bảng kanban

Phần mềm quản lý công việc giúp tối ưu năng suất nhân viên

Horenso – Phương pháp quản lý công việc theo nhóm của người Nhật

Người Nhật nổi tiếng với tư duy làm việc khoa học và cách sắp xếp công việc hiệu quả. Horenso là từ viết tắt của ba chữ Hokoku (Báo cáo); Renraku (Trao đổi); Sodan (Hỏi ý kiến). Phương pháp trên được hiểu là trong công việc phải báo cáo định kì cho cấp trên, thường xuyên trao đổi và bàn bạc với đồng nghiệp và cấp dưới. Cuối cùng, trước khi quyết định công việc, phải hỏi ý kiến cấp trên. Horenso đề cao tính chủ động trong công việc. Phương pháp này được áp dụng trong mọi tổ chức của Nhật vì giúp ngăn ngừa rủi ro một cách hệ thống và hiệu quả. 

– Hokoku (Báo cáo): Là nhiệm vụ của nhân viên. Việc báo cáo nên được thực hiện một cách chủ động để lãnh đạo nắm bắt tình hình một cách kịp thời. Báo cáo đúng nội dung, thời điểm, cách thức và khi công việc khi kết thúc. Với những dự án dài hạn, báo cáo tiến độ và thay đổi trong quá trình thực thi. Nếu có sáng kiến về những phương pháp mới mang lại hiệu quả, cần báo cho cấp trên.

Cách thức báo cáo cần lịch sự, đầy đủ, có tuyển chọn và phân tích, đồng thời đưa ra giải pháp. Có thể mô tả báo cáo dưới dạng hình vẽ, sơ đồ….Tin xấu báo trước. Nên tránh những báo cáo ngẫu hững, thiếu thông tin, văn phong không lịch sự, thiếu tôn trọng.

– Renraku (Liên lạc): Là bước khó nhất trong Horenso. Cần phải “lựa” thời gian để liên lạc với cấp trên. Kèm từ “Xin lỗi” trong câu nói là cách liên lạc nhanh nhất. Phải báo cáo cho sếp của mình thời hạn thực hiện yêu cầu. Với những việc đơn giản hoặc cần gấp thì liên lạc bằng điện thoại, fax…và nói những điều cần thiết, kịp thời. Những điều ít quan trọng hơn như rút kinh nghiệm, cải tiến chất lượng…thì liên lạc bằng văn bản. Liên lạc dài dòng, khó hiểu, nội dung không liên quan tới công việc là điều nên tránh vì đều gây ra sự bất tiện và tốn kém thời gian cho người đọc.

– Sodan (Bàn bạc): Việc hỏi và đóng góp ý kiến mới tạo ra được góc nhìn và cách giải quyết hoàn thiện cho vấn đề. Cách bàn bạc tốt là tham khảo ý kiến của nhiều người rồi đưa ra quyết định cuối cùng để mọi người cùng tuân thủ. Tránh tình trạng không đồng nhất về quan điểm. Không ghi nhận hoặc bác bỏ nhau, mỗi người làm một hướng.Hai phương pháp được nói đến ở trên đều là những phương pháp quản lý công việc hiệu quả, tập trung. Hãy tìm kiếm và áp dụng một phương pháp hợp lý để quản trị tốt các công việc cá nhân cũng như các công việc chung. Điều này sẽ tránh tình trạng ôm đồm quá nhiều việc mà không việc nào được hoàn thành.