Kiểm tra sổ sách kế toán và đối chiếu các số liệu luôn là công việc quan trọng, giúp doanh nghiệp phát hiện ra những sai sót và từ đó tìm cách khắc phục kịp thời. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách kiểm tra, đối chiếu sổ sách kế toán mới nhất.
Đọc thêm:
>> Sổ kế toán là gì, quy trình ghi sổ kế toán ra sao
>> Kế toán hai sổ là gì? Liệu doanh nghiệp có nên sử dụng hình thức kế toán hai sổ
>> Sổ kế toán tổng hợp bao gồm những gì
I. Quy trình kiểm tra sổ sách kế toán và phân loại theo mục đích làm số sách kế toán
- Đối chiếu các số liệu trên sổ chi tiết và các số liệu trên sổ tổng hợp tài khoản
- Kiểm tra các nghiệp vụ phát sinh dựa trên định khoản hóa đơn đầu vào – đầu ra của sổ sách kế toán
- Kiểm tra các khoản chi phí phải tra
- Đối chiếu công nợ khách hàng theo từng tháng, quý, năm
- Kiểm tra các khoản mục đầu vào và đầu ra của hóa đơn đã cân đối hay chưa? Có xảy ra sai sót và nhầm lẫn nào không
- Kiểm tra hệ thống dữ liệu nhập khai báo thuế hải quan
- Các mục định khoản và các khoản phải thu, phí có hợp lý hay không?
- Rà soát các khoản phải thu và phải trả đã đúng chưa, hệ thống bảng lương có đầy đủ số liệu với số cái và bảng lương đã khớp nhau không
- Kiểm tra các khoản phải thu, phải trả đã hợp lý chưa
II. Hình thức kiểm tra, đối chiếu sổ sách kế toán chi tiết
1. Hình thức làm kiểm tra trên sổ nhật ký chung
- Kế toán cần kiểm tra và rà soát những định khoản xem nghiệp vụ nợ có đã đúng hay chưa
- Kiểm tra số tiền chuyển vào mỗi tháng, dựa trên số phát sinh ở nhật ký chung
2. Kiểm tra đối chiếu sổ sách kế toán trên bảng cân đối tài khoản
Nguyên tắc kiểm tra đối chiếu: Tổng phát sinh bên nợ = Tổng phát sinh bên có
Hạch toán kiểm tra tồn dư nợ đầu kỳ = Tổng số dư có ở đầu kỳ = Số dư cuối kỳ trước khi kết chuyển
- Tính tổng phát sinh nợ trong kỳ = Tổng phát sinh có ở trong kỳ = Tổng phát sinh trên nhật ký chung.
- Tính tổng dư nợ cuối kỳ = Tổng dư có tại cuối kỳ
3. Kiểm tra tài khoản 1111 tiền mặt
- Số dư nợ đầu kỳ tại sổ cái của TK 1111 = Dựa trên số dư nợ đầu kỳ của TK 1111 được tính trên bảng cân đối TK phát sinh = Tổng số dư nợ đầu kỳ ký quỹ tiền mặt
- Phát sinh nợ có sổ cái TK 1111 = phát sinh nợ có TK 1111 tính bảng cân đối phát sinh = số phát sinh nợ có sổ quỹ tiền mặt
- Số nghiệp vụ dư nợ cuối kỳ của sổ cái TK 1111 = số dư nợ TK 1111 cuối kỳ tính trên bảng cân đối phát sinh = Số dư nợ cuối kỳ sổ quỹ tiền mặt
4. Kiểm tra TK 112 tiền gửi ngân hàng
- Kiểm tra số dư nợ đầu kỳ sổ cái TK 112 = Số dư nợ đầu kỳ tài khoản 112 có trên bảng cân đối phát sinh = Số dư nợ đầu kỳ của sổ tiền gửi ngân hàng = Số dư đầu kỳ trên sổ phụ ngân hàng hoặc sao kê
- Kiểm tra lại số phát sinh nợ hoặc có sổ cái TK 112 = Số phát sinh nợ có TK 112 trên bảng cân đối phát sinh = Số phát sinh nợ tiền gửi ngân hàng hoặc tiến hành sao kê = Số tiền phát sinh đã rút – số đã nộp vào sổ phụ ngân hàng hoặc sao kê
- Số dư nợ cuối kỳ sổ cái TK 112 = Số dư cuối kỳ TK 112 trên bảng cân đối phát sinh = Số dư nợ cuối kỳ sổ tiền gửi ngân hàng hoặc sao kê = Số dư cuối kỳ ở sổ phụ ngân hàng hoặc sao kê
5. Kiểm tra TK 131
Kế toán doanh nghiệp thực hiện kiểm tra sổ cái TK 131 – Nhật ký bán hàng tính trên bảng công nợ phải thu khách hàng và công nợ phải thu khách hàng theo từng đối tượng; số liệu tại cột TK 130, 310 của bảng cân đối kế toán
Thực hiện kiểm tra chi tiết tài khoản 142, 242, 214
Kiểm tra lại số tiền phân bổ hàng tháng trên bảng phân bổ công cụ dụng cụ xem đã khớp với số tiền đã phân bổ trên sổ cái TK 142, TK 242 và 214
6. Kiểm tra đối chiếu sổ sách kế toán TK 331
Kế toán hạch toán và kiểm tra sổ cái TK 331
- Nhật ký mua hàng
- Bảng tổng hợp nợ phải trả
- Nợ phải trả đối với từng đối tượng cụ thể
- Số liệu được tính ở cột mã TK 130, TK 310 trên bảng cân đối kế toán
7. Kinh nghiệm kiểm tra đối chiếu tài khoản 334
- Kiểm tra đối chiếu số dư nợ đầu kỳ của sổ cái TK 334 = Số dư nợ đầu kỳ của sổ cái trên TK 334 = Số dư nợ đầu kỳ TK 334 ở bảng cân đối phát sinh
- Tổng phát sinh có trong kỳ = Tổng phát sinh thu nhập được ở bảng lương trong kỳ (Lương tháng + phụ cấp + tăng ca)
- Tổng phát sinh nợ trong kỳ = Tổng phát sinh tiền đã thanh toán + Các khoản giảm trừ về tiền bảo hiểm + Số tiền tạm ứng
- Tổng số phát sinh dư có cuối kỳ = Tổng số dư ở bảng cân đối phát sinh tài khoản
| Đọc thêm: Sổ kế toán là gì? Nguyên tắc xây dựng sổ kế toán
III. Hướng dẫn kiểm tra và đối chiếu sổ sách kế toán
1. Kiểm tra tra đối chiếu giữa sổ chi tiết với sổ tổng hợp tài khoản (sổ cái)
Kiểm tra đối chiếu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh với định khoản hạch toán hóa đơn: hóa đơn đầu ra, đầu vào và sổ kế toán
- Hướng dẫn kiểm tra sổ sách kế toán
+ Kiểm tra dữ liệu nhập và khai báo thuế giữa hóa đơn đầu vào – ra với bảng kê khai thuế.
+ Kiểm tra đầu vào cân đối tài khoản
+ Định khoản các khoản phải thu và phải trả đinh khoản tài khoản có đúng không Kiểm tra lại số liệu TK 334 được tính trên bảng lương xem có khớp không, có hồ sơ đầy đủ không.
2. Cách kiểm tra, đối chiếu số sách kế toán chi tiết
Áp dụng với hình thức sổ Nhật ký chung:
- Rà soát lại các định khoản kế toán xem đã định khoản đối ứng Nợ – Có đúng chưa.
- Kiểm tra xem số tiền kết chuyển vào cuối mỗi tháng đã đúng chưa, tổng phát sinh ở Nhật Ký chung = Tổng phát sinh Ở Bảng Cân đối Tài Khoản.
3. Hướng dẫn thanh lý và tính cân đối tài khoản
- Tổng Số Dư Nợ đầu kỳ = Tổng số Dư Có đầu kỳ = Số dư cuối kỳ trước kết chuyển sang.
- Tổng Phát sinh Nợ trong kỳ = Tổng Phát sinh Có trong kỳ = Tổng phát sinh ở Nhật Ký Chung trong kỳ.
- Tổng Số dư Nợ cuối kỳ = Tổng số dư Có cuối kỳ.
Tính dựa trên nguyên tắc như sau: Tổng Phát Sinh Bên Nợ = Tổng Phát Sinh Bên Có
Áp dụng với nhóm TK 1111 tài khoản tính tiền mặt :
- Số dư nợ đầu kỳ sổ cái TK 1111 = Số dư nợ đầu kỳ TK 1111 trên bảng cân đối phát sinh = Số dư Nợ đầu kỳ Sổ Quỹ Tiền Mặt.
- Số Phát sinh nợ có sổ cái TK 1111 = Số phát sinh Nợ Có TK 1111 trên bảng cân đối phát sinh = Số phát sinh Nợ Có Sổ Quỹ Tiền Mặt.
- Số dư nợ cuối kỳ sổ cái TK 1111 = Số dư cuối kỳ TK 1111 trên bảng cân đối phát sinh = Số dư Nợ cuối kỳ Sổ Quỹ Tiền Mặt
4. Hướng dẫn kiểm tra tài khoản với số chi tiết tiền gửi ngân hàng TK112 tiền gửi ngân hàng
- Số dư nợ đầu kỳ sổ cái TK 112 = Số dư nợ đầu kỳ TK 112 trên bảng cân đối phát sinh = Số dư Nợ đầu kỳ Sổ tiền gửi ngân hàng = Số dư đầu kỳ của số phụ ngân hàng hoặc sao kê.
- Số Phát sinh nợ có sổ cái TK 112 = Số phát sinh Nợ Có TK 112 trên bảng cân đối phát sinh = Số phát sinh Nợ Có Sổ Tiền Gửi Ngân Hàng hoặc sao kê = Số phát sinh rút ra – nộp vào trên sổ phụ ngân hàng hoặc sao kê.
- Số dư nợ cuối kỳ sổ cái TK 112 = Số dư cuối kỳ TK 112 trên bảng cân đối phát sinh = Số dư Nợ cuối kỳ Sổ Tiền Gửi Ngân Hàng hoặc sao kê = Số dư cuối kỳ ở Sổ Phụ Ngân Hàng hoặc sao kê.
5. Hướng dẫn kiểm tra tài khoản TK 131
Số Cái TK 131 – Nhận Ký bán hàng – Bảng tổng hợp nợ phải tthu – Chi tiết nợ phải thu cho từng đối tượng – Số liệu trong cột mã số 130, 310 của Bảng cân đối kế toán.
6. Cách kiểm tra tài khoản tính theo TK142, TK 242, TK 214
Hướng dẫn kiểm tra số tiền phân bổ hàng than theo bảng tính phân bổ công cụ dụng cụ xem có khớp không với số tiền trên bảng TK 142, TK 242, TK 214.
7. Mẹo kiểm tra số sách với TK 331
- Áp dụng đối với sổ cái thuộc nhóm tài khoản theo loại TK 331 – Hướng dẫn nhận ký gửi và mua hàng– Bảng tổng hợp nợ phải trả – Áp dụng với bảng chi tiết tiền nợ phải trả cho từng đối tượng – Số liệu được tính trong cột TK130 và TK310 của Bảng cân đối kế toán.
Hướng dẫn hạch toán tính theo TK334:
- Số dư nợ đầu kỳ sổ cái TK 334 = Số dư nợ đầu kỳ TK 334 trên bảng cân đối phát sinh.
- Tổng Phát sinh Có trong kỳ = Tổng phát sinh thu nhập được ở Bảng lương trong kỳ (Lương tháng + Phụ cấp + tăng ca).
- Tổng phát sinh Nợ trong kỳ = Tổng đã thanh toán + các khoản giảm trừ ( bảo hiểm) + tạm ứng.
- Tổng Số dư Có cuối kỳ = Tổng số dư Có cuối kỳ ở bảng cân đối phát sinh.
Bài viết trên đây tổng hợp những kiến thức cần thiết để kiểm tra và đối chiếu sổ sách kế toán, chủ doanh nghiệp/kế toán cần ghi nhớ để hạn chế tối đa những sai sót xảy ra trong quá trình thực hiện.
| Đọc thêm: Bảng tra cứu hệ thống tài khoản kế toán đầy đủ, mới nhất 2021
contact@misa.com.vn
024 3795 9595
https://www.misa.vn/
