Cách quản lý thời gian làm việc hiệu quả giúp tăng hiệu suất công việc

Xã hội ngày càng phát triển hiện đại thì con người càng trở nên bận rộn và
có nhiều việc cần phải làm. Để tránh áp lực và hoàn thành các công việc của
mình, mỗi người cần phải biết cách quản lý thời gian làm việc hiệu quả. Chỉ khi
kiểm soát được quỹ thời gian, bạn mới có thể làm chủ cuộc sống của mình.

Tại sao cần biết cách quản lý thời gian làm việc hiệu quả?

Muốn biết cách quản lý thời gian làm việc hiệu quả, cần trả lời được câu hỏi
“quản lý thời gian là gì ?”. Quản lý thời gian là quá trình lên kế hoạch và tổ chức
thời gian một cách chi tiết cho các hoạt động cụ thể để hoàn thành mục tiêu đề ra.
Vì thời gian của mỗi người đều có hạn nên việc sử dụng và quản lý tốt thời gian
càng quan trọng hơn bao giờ hết.

Vậy, tầm quan trọng của việc quản lý thời gian là gì?

• Thời gian là một nguồn lực quan trọng đặc biệt: Tất cả mọi người đều chỉ có 24h mỗi ngày để sống và làm việc. Tuy nhiên, cách sử dụng thời gian đó như thế nào cho hiệu quả là do cách quản lý của mỗi người. Nếu không biết cách tận dụng thì thời gian sẽ trôi qua vô nghĩa. Vì vậy, quản lý thời gian làm việc là rất cần thiết.
• Quản lý thời gian tốt giúp tăng năng suất làm việc: Sắp xếp thời gian hợp lý sẽ giúp hoàn thành các kế hoạch và nhiệm vụ hằng ngày dựa vào mức độ quan trọng và thứ tự ưu tiên. Từ đó, tăng hiệu quả công việc một cách đáng kể. Bạn sẽ ngăn ngừa được việc lãng phí thời gian, năng lượng, đồng thời nâng cao khả năng sáng tạo nhờ những khoảng trống từ việc tiết kiệm thời gian.

• Giảm bớt áp lực trong công việc: Không có kĩ năng quản lý thời gian thường dẫn đến tình trạng luôn thiếu thời gian và đưa ra những quyết định công việc sai lầm. Không những thế, áp lực trong công việc cũng trở nên lớn hơn khi deadline ngày càng gần kề. Vì vậy, sắp xếp thời gian làm việc cụ thể cũng là cách để tránh được áp lực trong quá trình làm việc.

Hạn chế thói quen xấu, tạo động lực hành động: Những thói quen xấu như trì hoãn công việc, tổ chức làm việc kém sẽ gây ra tác hại khôn lường. Quản lý thời gian làm việc sẽ giúp loại bỏ những thói quen này. Động lực làm việc cũng trở nên mạnh mẽ hơn khi xác định rõ ràng được khoảng thời gian cần hoàn thành công việc.

Quản lý thời gian làm việc hiệu quả như thế nào?

Có rất nhiều cách để quản lý thời gian. Trong đó, tạo cho mình những thói quen tốt là một trong những cách để có thể quản lý thời gian làm việc hiệu quả.

1. Thức dậy đúng giờ: Việc thứ dậy mỗi sáng cũng ảnh hưởng đến quỹ thời gian
   của mỗi người. Chỉ cần thức dậy đúng giờ, không cố ngủ nướng dù chỉ một vài phút cũng đồng nghĩa với việc bạn đang rèn luyện cho mình những thói quen tiết kiệm thời gian tốt nhất.
2. Hoàn thành công việc đúng thời hạn: Con người thường rơi vào trạng thái công
   việc chồng chéo lên nhau, việc này chưa hoàn thành đã thấy việc khác tới. Những
   người sử dụng thời gian làm việc hiệu quả thường lên kế hoạch cụ thể để hoàn
   thành công việc một cách tốt nhất và không gặp phải tình trạng trên. Nếu làm được
   điều này, mỗi người sẽ tránh được áp lực cho mình.
3. Tận dụng thời gian trống: Thể hiện ở việc sử dụng những khoảng thời gian rảnh
   rỗi để hoàn thành các công việc đơn giản như gửi thư điện tử, đọc sách, nâng cao
   kiến thức… Có như vậy mới mong hoàn thành mục tiêu công việc đã đưa ra.
4. Không ôm đồm quá nhiều việc một lúc: Việc ôm đồm quá nhiều công việc sẽ
   dẫn đến không việc nào hoàn thành trọn vẹn. Nếu có hoàn thành thì kết quả cũng
   không cao. Người biết cách quản lý thời gian sẽ luôn biết thế nào là đủ và sắp xếp
   công việc một cách hợp lý nhất.

Luôn có thời gian dự phòng cho mỗi công việc: Những người kiểm soát tốt thời
gian luôn dư ra một khoảng nhất định giữa các công việc. Khoảng thời gian này
tương đối quan trọng để thực hiện những việc đột xuất.

Biết rõ thời điểm làm việc hiệu quả của mình: Những người biết tận dụng thời
gian sẽ cố gắng hoàn thành phần lớn công việc vào những thời điểm đầu óc minh
mẫn nhất. Bằng cách bố trí lịch làm việc để đạt hiệu suất tối đa, bạn sẽ không bị
tốn sức lực và thời gian cho những việc không phù hợp.

Còn rất nhiều cách quản lý thời gian làm việc hiệu quả như đặt ra sự ưu tiên, biết
lượng sức lực, không chần chừ, nói không với những việc ngoài lề…Chỉ khi biết
tận dụng thời gian, bạn mới có thể tăng tối đa hiệu suất làm việc và tránh lãng phí
tài nguyên vô giá này.