Cách kiểm soát dòng tiền hiệu quả trong kinh doanh

Với một doanh nghiệp vừa và nhỏ, cách kiểm soát dòng tiền là một khâu tối quan trọng quyết định đến sự tồn tại và phát triển của bản thân doanh nghiệp. Mặc dù đang có lợi nhuận cao, nhưng công ty đó vẫn có thể phá sản nếu cạn kiệt dòng tiền. Vì vậy, quản trị dòng tiền là một công tác cần phải thực hiện tốt.

Những sai lầm trong quá trình kiểm soát dòng tiền tại doanh nghiệp vừa và nhỏ

Trong quá trình kinh doanh, các doanh nghiệp thường gặp phải một số sai lầm trong việc kiểm soát dòng tiền như:
• Bỏ ra quá nhiều chi phí trong giai đoạn đầu hoạt động: “Đầu tư để thu lợi nhuận” là suy nghĩ của rất nhiều người. Nhưng trên thực tế, đầu tư nhiều không có nghĩa là bạn sẽ thu lại được nhiều nếu khoản đầu tư đó không hợp lý. Trong những ngày đầu mới thành lập công ty, doanh nghiệp thường có xu hướng đầu tư vào nhiều khoản mục, thậm chí có cả những khoản không thật sự cần thiết. Vì vậy, nhà quản trị cần cân nhắc những nhu cầu cơ bản và đánh giá lợi ích chi phí của từng đề mục để mang lại hiệu quả cao nhất, tránh việc đầu tư tràn lan gây tốn kém mà không mang lại kết quả.

• Đánh giá cao mức doanh số tương lai: Lạc quan về khả năng doanh số nhưng không có nghĩa là tự mãn với mức doanh số suy đoán. Vì vậy, việc doanh nghiệp cần làm là dự báo doanh thu một cách khách quan, gắn liền với thực tế bằng các các con số cụ thể. Bất kể dùng phương pháp dự đoán nào, hãy đảm bảo rằng đó là những tính toán hợp lý, theo sát xu hướng chung và tránh tình trạng quá “ảo tưởng” vào mức lợi nhuận mà chi tiền quá tay.
• Không duy trì tiền mặt: Dù có thực hiện nhiều biện pháp để bảo vệ dòng tiền mặt đi chăng nữa thì doanh nghiệp vẫn không tránh khỏi việc đứt đoạn dòng tiền trong quá trình hoạt động. Vì vậy, cần chuẩn bị sẵn cho mình một khoản tiết kiệm tương đương với ít nhất 2 tháng hoạt động để không rơi vào trạng thái cạn kiệt nguồn tiền.
• Không lên kế hoạch ngân sách: Việc lên kế hoạch ngân sách cho các hoạt động là rất cần thiết. Với một kế hoạch đã được lập sẵn, nhà quản trị có thể theo dõi dòng tiền ra vào, các khoản thu chi. Từ đó, có những cân đối và hướng đi cho nguồn tài chính của doanh nghiệp và kịp thời bổ sung dòng tiền mặt trong những thời điểm lượng tiền ra nhiều hơn tiền vào.

Cách  kiểm soát dòng tiền áp dụng nguyên tắc 80/20

Nguyên tắc 80/20 còn gọi là nguyên tắc Pareto, được một nhà tư tưởng quản trị doanh nghiệp đề xuất. Có thể giải thích quy luật này là trong nhiều sự việc xảy ra, khoảng 80% kết quả là do 20% nguyên nhân gây ra.

Áp dụng vào quản trị dòng tiền của một doanh nghiệp, 80% dòng tiền tạo ra từ 20% các khoản mục. Chỉ cần giải quyết tốt 20% khoản mục này, doanh nghiệp sẽ kiểm soát được 80% dòng tiền của mình.

Áp dụng quy tắc 80/20 để quản trị dòng tiền hiệu quả

Vậy, 80% dòng tiền bắt nguồn từ đâu?

Đa số mọi người đều nghĩ 80% này xuất phát từ nguồn doanh thu và những khách hàng lớn mà quên mất dòng chi. Đây là quan niệm sai lầm. Dòng thu – chi là yếu tố quan trọng cho việc ổn định và quản lý dòng tiền. Để kiểm soát được dòng thu – chi  này cần chú ý đến 3 khoản mục lớn đó là : khoản phải thu, khoản phải trả và hàng tồn kho.

– Khoản phải thu: Là các khoản nợ cần phải thu hồi từ những khách hàng mua chịu hay chưa thanh toán. Đây là nguyên nhân chính khiến doanh nghiệp có doanh thu cao ngất ngưởng nhưng lại mất khả năng thanh toán vì không có tiền mặt. Chỉ cần có 20% khách hàng trả chậm nhưng lại chiếm đến 80% doanh số thì lập tức phải đưa ra phương án giải quyết.

– Khoản phải trả: Là khoản phải thanh toán cho các nhà cung cấp đầu vào của doanh nghiệp. Nguyên tắc 80/20 cho khoản mục này là tập trung đàm phán về thời gian thanh toán với 1 công ty cung cấp đầu vào chủ yếu hơn là đàm phán với nhiều nhà cung cấp nhỏ vừa mất thời gian, trí lực mà còn không hiệu quả.

Các doanh nghiệp thường chi tiêu quá tay trong giai đoạn đầu mới thành lập:

Theo nguyên tắc 80/20, những sản phẩm mang về doanh thu ít nhưng lượng tồn  kho nhiều thì rất tốn chi phí. Vì thế, cần tìm giải pháp để tinh gọn những hạng mục này nhằm thu lại dòng tiền mặt.

Trong các cách kiểm soát dòng tiền, doanh nghiệp cần có sự tính toán kĩ lưỡng và chuẩn bị về vật chất. Có như vậy mới tránh được sự thâm hụt tiền mặt và nguy cơ thất bại trong khi vẫn đang làm ăn có lãi.