Các bước trong quy trình quản lý dự án cho doanh nghiệp

Nếu không muốn dự án gặp nguy hiểm hoặc thất bại, nhà quản trị cần liên tục theo dõi và kiểm tra tiến độ thực thi dự án. Và việc áp dụng quy trình quản lý dự án sẽ giúp dự án được triển khai một cách suôn sẻ và đạt được kết quả tốt nhất.

Các bước đơn giản trong quy trình quản lý dự án theo chuẩn PMI

Mỗi dự án đều có thời gian khởi đầu và kết thúc chứ không kéo dài mãi mãi. Kết quả thu được là các sản phẩm và dịch vụ chất lượng tốt. Áp dụng quy trình quản lý dự án theo chuẩn PMI phù hợp cho nhiều dự án khác nhau và được tiến hành qua các bước:

Bước 1: Thiết lập dự án

Gồm 2 hoạt động chủ đạo:

• Xây dựng bản tuyên bố dự án: là bản tài liệu thể hiện các mục tiêu, vai trò và quyền hạn của những vị trí đặc biệt, giả định các rủi ro sẽ gặp phải trong quá trình thực hiện dự án. Đây là một tài liệu quan trọng vì nó thể hiện khái quát định hướng cho hoạt động và là cơ sở để công nhận kết quả cuối cùng. Tất cả mọi dự án đều cần có bản tuyên bố dự án.

• Xác định các bên liên quan: Mục tiêu cuối cùng của dự án là thỏa mãn sự mong đợi của các bên liên quan. Việc xác định thông tin của các bên này sẽ giúp tăng mức độ ràng buộc, vai trò, trách nhiệm và tăng khả năng hoàn thành mục tiêu dưới sự hỗ trợ của các bên.

Bước 2: Lập kế hoạch dự án

Xây dựng bản kế hoạch với nội dung cụ thể về các phương diện như: yêu cầu, thời gian, chi phí, chất lượng, nhân sự, truyền thông, rủi ro, mua sắm/đấu thầu và tích hợp. Một bản kế hoạch đầy đủ phải hội tụ được 4 yếu tố : sự tham gia của các bên; 9 phương diện đã nêu ở trên; được phê duyệt và mang tính thực tế.

Bước 3: Thực thi dự án

Triển khai dự án theo kế hoạch đã vạch ra. Hoàn thành các công việc đã được xác định ở bản kế hoạch để đảm bảo kết quả thu về của dự án.

Bước 4: Kiểm soát dự án

So sánh đối chiếu giữa kế hoạch và thực tế để có sự điều chỉnh nếu cần thiết. Các tổ chức tham gia cần phân chia vai trò cụ thể để quản lý thay đổi. Vì nếu không quản trị tốt vấn đề này sẽ ảnh hưởng xấu đến thời gian thực hiện và ngân sách dự án.

Bước 5: Kết thúc dự án

Thực hiện đầy đủ bước kết thúc bằng cách bàn giao sản phẩm, đánh giá sự hài lòng của khách hàng, lưu hồ sơ trước khi khép lại dự án. Việc đóng dự án cần theo trình tự để tránh các rắc rối phải giải quyết sau khi dự án hoàn thành như kiện tụng, trách nhiệm nhân sự, pháp lý…

Những lỗi phổ biến khi quản lý nhiều dự án cùng một lúc

Quản lý nhiều dự án là việc làm không hề dễ dàng. Trách nhiệm và yêu cầu đối với người quản lý tăng lên gấp nhiều lần. Do đó, nhà quản trị dự án thường hay mắc phải các sai lầm dưới đây: 

• Quản lý vi mô và ôm đồm nhiều việc

Quản lý nhỏ lẻ và tự ôm đồm là cách nhanh nhất để giảm hiệu quả công việc vì bạn sẽ không thể tự mình làm hết mọi việc. Thay vào đó, hãy chia sẻ cho các thành viên trong nhóm và hướng dẫn họ đi đúng hướng để phát triển dự án. Người quản lý chỉ cần luôn có mặt hoặc theo dõi chặt chẽ để đảm bảo công việc được hoàn thành sao cho hiệu quả nhất.

• Lên kế hoạch sơ sài

Một trong những lý do cơ bản dẫn đến sự thất bại của dự án là kế hoạch chỉ nằm trên giấy tờ, không thực tế và hiệu quả. Phần lớn các sai sót trong quản lý dự án đến từ việc không lên kế hoạch cụ thể và cập nhật thông tin mới. Vì thế, nhà quản trị không thể theo dõi giám sát các hoạt động đang được thực thi. Để khắc phục tình trạng trên, người chịu trách nhiệm về dự án cần cập nhật các thông tin mới nhất hằng ngày, lên kế hoạch linh động mà vẫn phải đảm bảo hiệu qủa. Chỉ như vậy, người quản lý mới theo dõi được tiến độ dự án đang được thực hiện đến giai đoạn nào.

• Lập kế hoạch dự án tách rời

Thường các dự án ở những nơi tách biệt và cần sử dụng những công cụ khác nhau sẽ dẫn đến việc nhà quản trị không nhìn được bao quát toàn cảnh dự án. Lịch trình dự án riêng biệt sẽ rất khó nhận ra trình tự công việc và các thứ tự cần được ưu tiên. Vì vậy, một bản kế hoạch thống nhất là giải pháp tối ưu cho vấn đề này. Lập kế hoạch dự án theo các mốc thời gian cho từng dự án. Có lịch trình rõ ràng để kiểm tra tiến độ các dự án theo từng tháng, quý. Bản kế hoạch dự án cũng cần phản ánh được tổng thế công việc của các dự án và xác lập thứ tự ưu tiên, những giai đoạn cần tập trung. 

Đây chỉ là một vài lỗi nhỏ trong cách quản lý nhiều dự án. Dù có sử dụng phương pháp nào thì việc áp dụng các quy trình quản lý dự án cũng là quan trọng nhất và không thể thay thế trong việc đảm bảo cho tiến độ dự án và các kết quả thu về.