Lý do cần phải nâng cấp phần mềm kế toán ngay lúc này

Quản lý tài chính kế toán hiện là nhu cầu tất yếu của mọi doanh nghiệp. Sự thuận tiện, chính xác và hiệu quả của kế toán là những yếu tố cần thiết để duy trì việc kiểm tra tuyệt đối chi phí và lợi nhuận kinh doanh. Phần mềm kế toán hiện là giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả. Vậy liệu doanh nghiệp bạn đã cần đến phần mềm kế toán chưa? Lý do cần phải nâng cấp phần mềm kế toán ngay lúc này là gì? Bài viết dưới đây sẽ hỗ trợ anh chị.

• Ra mắt phần mềm kế toán MISA SME.NET 2021 – Dễ dùng hơn, Nhanh hơn, Thông minh hơn

I. Phần mềm kế toán là gì?

Phần mềm kế toán được hiểu đơn giản là một hệ thống được tổ chức dưới dạng chương trình máy tính.

Phần mềm kế toán nhập số liệu đầu vào là các chứng từ, số liệu do người dùng nhập hoặc dựa vào các thủ tục, quy trình có sẵn. Phần mềm kế toán sẽ xử lý và đưa ra các báo cáo một cách chính xác và hiệu quả, giúp người dùng tiết kiệm thời gian và chi phí.

II. Tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán cho phù hợp với nhu cầu thay đổi của doanh nghiệp

1. Phần mềm kế toán phải phù hợp với quy mô kinh doanh của doanh nghiệp

Để lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp doanh nghiệp cần hiểu rõ quy mô hình doanh của doanh nghiệp. Với các doanh nghiệp nhỏ và vừa nên lựa chọn các phần mềm có nghiệp vụ đầy đủ theo đúng quy định của nhà nước dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa. Không nên sử dụng phần mềm quá phức tạp dành cho doanh nghiệp lớn.

Hiện phần mềm kế toán MISA SME.NET là phần mềm được nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ tin dùng. Không chỉ đáp ứng đầy đủ nhu cầu quản lý tài chính của doanh nghiệp, phần mềm còn giúp chủ doanh nghiệp dễ dàng quản lý tài chính ngay trên mobile.

2. Phần mềm kế toán phải phù hợp với lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp

Doanh nghiệp được chia ra thành các lĩnh vực như thương mại, sản xuất, dịch vụ, xây lắp. Tại Việt Nam, không phải phần mềm nào cũng đáp ứng được nghiệp vụ của đầy đủ các lĩnh vực do tính chất công việc.

Do nghiệp vụ khác nhau và nhiều phần mềm kế toán cũng chuyên biệt cho từng lĩnh vực như phần mềm kế toán xây dựng, phần mềm kế toán sản xuất, phần mềm kế toán doanh nghiệp thương mại dịch vụ.

Doanh nghiệp cũng có thể lựa chọn 2 loại phần mềm phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp là phần mềm kế toán offline và phần mềm kế toán online.

Ưu điểm của phần mềm kế toán offline thường là phù hợp với phần đông các doanh nghiệp vì đã được nghiên cứu kỹ lưỡng và chi phí rẻ hơn so với phần mềm kế toán chuyên biệt viết theo yêu cầu. Chưa kể, tính ổn định của phần mềm kế toán đóng gói luôn được đánh giá cao hơn phần mềm kế toán chuyên biệt viết riêng.

Ưu điểm của phần mềm online hiện tại sẽ linh hoạt hơn rất nhiều, làm việc được online giúp làm việc hiệu quả hạn chế cài đặt phần mềm, có thể dùng trên đa số máy tính từ cấu hình yếu tới cấu hình mạnh, mà vẫn đảm bảo dữ liệu an toàn từ bên nhà cung cấp. Nhưng được hưởng những thứ ưu việt đó thì phải trả cho nhà cung cấp khoản tiền theo năm. Xu hướng cho thuê mới.

3. Phần mềm kế toán phải đáp ứng các yêu cầu về kế toán tài chính và quản trị

Theo quy định tại Việt Nam, các doanh nghiệp hiện đang áp dụng 2 chế độ kế toán các doanh nghiệp vừa và nhỏ và các doanh nghiệp lớn đang áp dụng theo Thông tư 133 và theo Thông tư 200. Các doanh nghiệp siêu nhỏ áp dụng theo Thông tư 132. Vì vậy, các doanh nghiệp nên lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp theo đúng chế độ tài chính kế toán của doanh nghiệp.

Về mặt quản trị tài chính doanh nghiệp, các doanh nghiệp nên lựa chọn các phần mềm xuất báo cáo, hỗ trợ nhập khẩu chứng từ và có hệ sinh thái về phần mềm tiện lợi như vậy sẽ hỗ trợ công tác quản lý được phù hợp và chính xác.

4. Phần mềm kế toán phải có dịch vụ hỗ trợ sau bán tốt

Thời gian để doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán thường khá dài, thậm chí trải qua nhiều năm. Chính vì vậy, các doanh nghiệp cần phải tìm hiểu rõ về dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng của nhà cung cấp phần mềm để đảm bảo được hỗ trợ khi gặp vấn đề, trong thời gian quyết toán, hoặc có cộng đồng sử dụng lớn để dễ dàng trao đổi khi cần.

5. Phần mềm kế toán phải mang lại hiệu quả cao tương ứng với chi phí bỏ ra

Cần cân nhắc chi phí bỏ ra và lợi ích mà phần mềm kế toán mang lại cho doanh nghiệp. Tuy nhiên doanh nghiệp khi mua phần mềm kế toán cũng cần hiểu rõ về chi phí bỏ ra một lần và chi phí bỏ ra nhiều lần, chi phí hàng tháng, các chi phí có thể phát sinh trong quá trình sử dụng phần mềm…

6. Phần mềm kế toán phải uy tín, được nhiều người sử dụng

Phần mềm kế toán được nhiều doanh nghiệp lựa chọn và có thương hiệu lâu đời phần đa là các phần mềm đã được kiểm chứng về việc đảm bảo quy định tài chính kế toán. Phần mềm có thương hiệu và có nhiều người dùng cũng hỗ trợ cho doanh nghiệp được trong các vấn đề sau mua, tránh rủi ro trong quá trình làm việc.

7. Phần mềm kế toán phải dễ dàng sử dụng

Khi nâng cấp phần mềm kế toán cần lựa chọn các phần mềm có giao diện dễ nhìn, các phân hệ được sắp xếp khoa học, hỗ trợ kế toán trong quá trình làm việc.

III. 10 lý do cần phải nâng cấp phần mềm kế toán ngay lúc này

Vai trò của quản lý tài chính doanh nghiệp là vô cùng quan trọng. Vì vậy, không có gì ngạc nhiên khi việc nâng cấp kịp thời phần mềm kế toán là rất quan trọng để doanh nghiệp hoạt động trơn tru.

1. Bảo mật

Bảo mật dữ liệu được coi là mối quan tâm ưu tiên hàng đầu của các doanh nghiệp và khi nói đến dữ liệu kế toán, mọi thứ càng trở nên quan trọng hơn. Nâng cấp phần mềm kế toán mang lại khả năng lưu trữ và sao lưu tốt hơn, góp phần nâng cao tính bảo mật của dữ liệu và tạo sự an tâm cho doanh nghiệp. Nâng cấp kịp thời cũng đảm bảo rằng phần mềm của bạn miễn nhiễm với hầu hết các mối đe dọa và lỗi tiềm ẩn.

2. Đáp ứng nhu cầu CNTT

Công nghệ đang phát triển với tốc độ rất cao. Từ các thiết bị đến các nguồn năng lượng mà doanh nghiệp của bạn sử dụng đang chuyển dịch theo chiều hướng tốt hơn. Để bắt kịp với những thay đổi này, phần mềm của bạn phải ngày càng được cải tiến và được trang bị tốt hơn, điều này chỉ có thể thực hiện được với những bản nâng cấp phù hợp.

3. Truy cập từ xa

BYOD (Mang theo thiết bị của riêng bạn) và làm việc tại nhà, những thuật ngữ này có phù hợp với doanh nghiệp đối với bạn không? Thì phần mềm kế toán có khả năng lưu trữ dữ liệu từ xa là dành cho bạn. Phiên bản đám mây của phần mềm kế toán online cho phép những người dùng khác nhau làm việc trên cùng một vị trí với các thiết bị khác nhau.

4. Dễ dàng tùy chỉnh

Theo thời gian, doanh nghiệp của bạn gặp nhiều thay đổi về quy mô và mô đun. Phần mềm kế toán hiện đại cung cấp các tính năng tốt hơn và được cải tiến để thích ứng với sự độc đáo, quy mô ngày càng tăng và phong cách thay đổi của doanh nghiệp bạn với khả năng tùy chỉnh tốt hơn.

5. Nhanh chóng và tức thời

Các công cụ kế toán ‘cũ’ đã quen với các vấn đề phản hồi chậm và dễ gặp lag, giật. Tuy nhiên, cạnh tranh kinh doanh gay gắt không có chỗ cho sự chậm trễ và chờ đợi. Không thể phủ nhận rằng phần cứng đóng một vai trò quan trọng đối với điều đó, nhưng phần mềm không bao giờ có thể bị đánh giá thấp. Do đó, phần mềm kế toán của bạn hoạt động càng nhanh, thì nhóm kế toán của bạn sẽ càng làm việc hiệu quả hơn.

6. Báo cáo tốt hơn

Việc sử dụng phần mềm kế toán mà không giải thích được những gì nó nắm giữ là gì? Hầu hết các doanh nghiệp đang tin tưởng vào Excel, chắc chắn là tốt hơn so với sổ sách tài khoản thủ công trên giấy. Nhưng hiện nay phần mềm kế toán còn giúp doanh nghiệp tự động làm báo cáo thay vì chỉ mất vài giờ hoặc cả ngày tổng hợp số liệu và làm báo cáo như trước đây.

7. Thông tin cập nhật

Các chính sách thuế, quy tắc, mô hình kế toán, v.v. có xu hướng thay đổi thường xuyên và ảnh hưởng đến các phương trình kế toán rất nhiều. Phần mềm của bạn được cập nhật sẽ dễ dàng thực hiện nhiệm vụ điều chỉnh với những thay đổi có thể xảy ra với các thông tin khác nhau.

8. Kiểm soát tốt hơn

Việc nâng cấp phần mềm kế toán của bạn phải phù hợp để mang lại khả năng giám sát và kiểm soát tốt hơn hầu hết hoạt động kinh doanh của bạn. Phần mềm kế toán hiện đại có thể cung cấp các tính năng tích hợp để quản lý bảng lương nhân viên, số dư khách hàng, … Vì vậy, bạn có thể kiểm soát các nghiệp vụ kế toán khác nhau trong cùng một phần mềm.

9. Thêm không gian cho hồ sơ

Phần mềm kế toán truyền thống có một số giới hạn trong việc lưu giữ các hồ sơ lịch sử. Từ những lo ngại về bảo mật đến những hạn chế về lưu trữ, các doanh nghiệp đã phải thỏa hiệp trên một số lý do. Tuy nhiên, những giới hạn này hiện đang giảm dần với sự ra đời của phần mềm kế toán tương thích với đám mây.

Vì vậy, nâng cấp lên phần mềm như vậy có thể dễ dàng tăng không gian lưu trữ của bạn mà không gặp bất kỳ rắc rối nào khi bảo trì.

10. Hoạt động ứng dụng chéo

• Xu thế Phần mềm kế toán mới: Nhập liệu hóa đơn điện tử tự động

CRM và quản lý hàng tồn kho có mối quan hệ rất chặt chẽ với kế toán. Hầu hết các doanh nghiệp đang sử dụng các ứng dụng khác nhau cho mỗi người trong số họ để hoạt động kinh doanh suôn sẻ. Tuy nhiên, việc họ không thể nhập (hoặc xuất) dữ liệu từ (đến) các ứng dụng khác làm tăng gánh nặng cho nhân lực. Mặc dù hầu hết các phần mềm kế toán hiện đại hiện nay đều tương thích với các ứng dụng khác, nhưng việc nâng cấp lên chúng sẽ khiến nhân lực đóng góp khác giúp ích cho doanh nghiệp.

Kết luận:

Cải tiến và nâng cấp tính năng phần mềm kế toán giúp doanh nghiệp không bị chậm trễ và lạc hậu so với đối thủ. Chi phí liên quan đến quá trình mua và đào tạo nhân viên với nó có thể là những thách thức đi kèm với việc nâng cấp phần mềm. Tuy nhiên, với tư cách là một nhà lãnh đạo doanh nghiệp, bạn phải quyết định xem thử thách có thực sự đáng gặp hay không.