Những câu hỏi cơ bản về phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán giờ đây đã không còn xa lạ với nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều thắc mắc xung quanh những câu hỏi về phần mềm kế toán doanh nghiệp vẫn còn nhiều băn khoăn. Dưới đây, là những câu hỏi về phần mềm kế toán mà anh chị doanh nghiệp cần biết.

1. Phần mềm kế toán là gì?

Phần mềm kế toán ngày càng trở lên phổ biến với doanh nghiệp. Phần mềm kế toán ngày càng đa dạng, từ đơn giản, thân thiện đến phức tạp đòi hỏi người dùng cần được đào tạo.

Phần mềm kế toán là một loại phần mềm mà các chuyên gia kế toán hoặc chủ doanh nghiệp sử dụng để xử lý các giao dịch kế toán và quản lý tài khoản. Phần mềm kế toán thường do bên thứ ba tạo ra cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, mặc dù các doanh nghiệp và tập đoàn lớn đều có phần mềm kế toán nội bộ của riêng họ.

Xem thêm: TOP Phần Mềm Kế Toán Tốt Nhất Hiện Nay – Xếp hạng bởi MISA

>> Top 5 phần mềm kế toán ERP được ưa chuộng nhất Việt Nam năm 2021

>> Tổng hợp các câu hỏi đáp về phần mềm kế toán online

>> 10 Lợi ích khi sử dụng phần mềm kế toán online MISA  AMIS

2. Các tính năng phần mềm kế toán là gì?

Về các tính năng cơ bản, phần mềm kế toán bao gồm các chức năng:

• Các khoản phải thu, đối với tất cả số tiền doanh nghiệp nhận được
• Các khoản phải trả, cho tất cả số tiền doanh nghiệp nợ
• Sổ cái chung, là hồ sơ của công ty (“sổ sách”)
• Lập hóa đơn / lập hóa đơn, cho tất cả các hóa đơn cho khách hàng của doanh nghiệp
• Hàng tồn kho / kho, cho tất cả hàng tồn kho của công ty
• Đơn đặt hàng, cho tất cả các đơn đặt hàng tồn kho
• Đơn bán hàng, cho tất cả các đơn đặt hàng mà khách hàng đã nhận
• Sổ sách kế toán, cho các khoản thanh toán và thu tiền kinh doanh

Có các tính năng khác trong phần mềm kế toán khác nhau được thêm vào khi cần thiết, bao gồm:

• Thu nợ, để theo dõi và thu thập các hóa đơn chưa thanh toán
• Xử lý thanh toán điện tử
• Chi phí, để nhập các chi phí liên quan đến kinh doanh của nhân viên
• Bảng lương, để theo dõi tiền lương của nhân viên và các loại thuế liên quan
• Báo cáo, để in ra dữ liệu tài chính về các bộ phận khác nhau của doanh nghiệp
• Yêu cầu mua hàng, cho các yêu cầu đặt hàng mua, phê duyệt và theo dõi

3. Tại sao phải sử dụng phần mềm kế toán?

Đây là câu hỏi về phần mềm kế toán mà nhiều doanh nghiệp thắc mắc.

Sử dụng phần mềm kế toán có thể tiết kiệm thời gian cho công ty và ngăn ngừa sai sót.

Thay vì nhập dữ liệu và giao dịch theo cách thủ công, bạn có thể sử dụng tính năng ngân hàng để kết nối phần mềm với tài khoản ngân hàng. Với điều này, bạn có một bản cập nhật hàng ngày về các giao dịch của mình. Hầu hết các ứng dụng kế toán đều có trang tổng quan cung cấp cho bạn cái nhìn thời gian thực về các chỉ số quan trọng nhất của bạn.

Phần mềm có thể tạo ra nhiều loại báo cáo và báo cáo tài chính , bao gồm báo cáo lãi lỗ và bảng cân đối kế toán, cần thiết cho việc yêu cầu tài trợ từ nhà đầu tư. Bạn cũng có thể so sánh hoạt động giao dịch hoặc báo cáo từ những tháng và năm trước với những báo cáo hiện tại, điều này có thể giúp bạn phân tích sự phát triển của doanh nghiệp, xu hướng bán hàng và các chỉ số chính khác mà bạn cần để đưa ra quyết định kinh doanh sáng suốt khi chuẩn bị cho tương lai.

Bạn có thể sử dụng phần mềm kế toán để phân loại chi phí, lập lịch và thanh toán hóa đơn, cho dù bạn thanh toán trực tuyến, bằng séc, bằng thẻ tín dụng hay bằng tiền mặt. Điều này sẽ giúp bạn theo dõi các giao dịch đó và quản lý dòng tiền của mình.

Bạn cũng có thể sử dụng phần mềm để ghi lại các khoản thanh toán bạn nhận được bằng tiền mặt hoặc bằng séc, đồng thời tạo và gửi hóa đơn cũng như các thông báo quá hạn.

Phần mềm kế toán tự động hóa nhiều công việc kế toán tẻ nhạt và lặp đi lặp lại, giúp tăng độ chính xác của dữ liệu và giữ cho việc ghi sổ kế toán của bạn hiệu quả. Nếu bạn sử dụng phần mềm kế toán đám mây, bạn có thể thực hiện kế toán của mình ở bất kỳ đâu có tín hiệu.

4. Lợi ích của phần mềm kế toán là gì?

• Duy trì kiểm soát tài chính của bạn: Phần mềm kế toán tổ chức và lưu trữ dữ liệu tài chính của bạn ở một vị trí. Nó cho phép bạn có cái nhìn đầy đủ về hiệu suất tài chính của doanh nghiệp mình trong thời gian thực.
  
• Tự động hóa hóa đơn: Nhiều chương trình phần mềm kế toán tốt nhất cho phép bạn tự động hóa việc lập hóa đơn. Bạn có thể tạo hóa đơn định kỳ, gửi lời nhắc tiếp theo và chấp nhận thanh toán kỹ thuật số trực tiếp từ hóa đơn. Bạn cũng có thể theo dõi các hóa đơn chưa thanh toán của mình và giảm giá cho các khoản thanh toán sớm.
  
• Theo dõi chi phí: Với phần mềm này, bạn có thể quét và ghi lại biên lai, cũng như theo dõi quãng đường và chi phí phát sinh thay mặt cho khách hàng.
• Đối chiếu bảng sao kê ngân hàng: Một tính năng cốt lõi của phần mềm kế toán là khả năng kết nối với các tài khoản ngân hàng của bạn.
• Báo cáo và phân tích: Cung cấp cho bạn cái nhìn sâu sắc về doanh nghiệp của bạn. Hầu hết các phần mềm kế toán đều cung cấp các chức năng báo cáo, cho phép bạn dễ dàng phân tích dữ liệu và theo dõi hiệu suất.
• Truy cập liên tục: Hầu hết các phần mềm kế toán đều nằm trong đám mây, có nghĩa là nó có thể được truy cập từ bất kỳ nơi nào bạn có kết nối internet. Điều đó có nghĩa là bạn có thể kiểm tra doanh số bán hàng, chấp nhận thanh toán và chạy báo cáo bất cứ khi nào và ở đâu.

| Xem thêm: Ưu điểm khi doanh nghiệp lựa chọn phần mềm kế toán

5. Phân loại phần mềm kế toán?

• Bảng tính: Doanh nghiệp thường dùng các chương trình bảng tính như Microsoft Excel hoặc Google Spreadsheet. Tuy nhiên, các bảng tính rất dễ bị sai sót, vì thông tin có thể được nhập không đúng chỗ, không chính xác hoặc không được nhập hoàn toàn, dẫn đến báo cáo tài chính không chính xác .
• Phần mềm có sẵn trên thị trường: Phần mềm thương mại có sẵn là phần mềm kế toán được sử dụng phổ biến trên toàn thế giới. Nó có thể cấu hình vừa phải theo nhu cầu của doanh nghiệp, chứa nhiều lớp phát hiện lỗi để ngăn chặn việc nhập thông tin không chính xác và tạo ra các báo cáo tiêu chuẩn thường có thể được định cấu hình theo nhu cầu của người dùng.
• Phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP): Phần mềm ERP tích hợp thông tin từ tất cả các bộ phận của doanh nghiệp vào một cơ sở dữ liệu duy nhất. Cách tiếp cận này loại bỏ các vấn đề liên quan đến việc có phần mềm độc lập dành riêng cho từng bộ phận không chia sẻ thông tin. Tuy nhiên, nó cũng rất tốn kém và có thể cần hơn một năm để lắp đặt. Phần mềm này thường chỉ cần thiết bởi các tổ chức lớn nhất và phức tạp nhất.
• Phần mềm kế toán viết riêng: Phần mềm này được phát triển tùy chỉnh cho một tổ chức. Cách tiếp cận này thường chỉ được thực hiện khi nhu cầu của một đơn vị quá cụ thể đến mức không thể đáp ứng được bằng phần mềm đóng gói hoặc phần mềm ERP. Tuy nhiên, cách tiếp cận này hiếm khi được thực hiện, vì phần mềm tùy chỉnh có xu hướng bị lỗi và yêu cầu bảo trì nhiều hơn so với các gói bán sẵn trên thị trường.

6. Top 3 nhà phát triển phần mềm kế toán phổ biến nhất Việt Nam?

Nhiều doanh nghiệp thường không biết lựa chọn phần mềm kế toán nào cho phù hợp với nhu cầu quản lý. Dưới đây là gợi ý về câu hỏi về phần mềm kế toán phổ biến nhất hiện nay.

1. Phần mềm kế toán MISA SME.NET 2021

Được phát triển bởi Công ty Cổ phần MISA với hơn 26 năm kinh nghiệm, phần mềm kế toán MISA SME.NET được hơn 170.000 doanh nghiệp Việt tin dùng. MISA SME.NET đạt chuẩn ISO 9000, ISO 27000, CSA Star và không ngừng tích hợp những tính năng tối ưu nhất cho người kế toán:

Hệ sinh thái đa dạng của MISA SME.NET 2021 với việc tích hợp phần mềm hóa đơn điện tử, ngân hàng điện tử, chữ ký số và kết nối thẳng với Tổng cục thuế giúp cho công việc quản lý hóa đơn, nghiệp vụ ngân hàng, kê khai thuế trở nên thuận tiện, đơn giản và tiết kiệm chi phí.

Phần mềm kế toán MISA SME.NET 2021 hiện là phần mềm duy nhất có tính năng nhập khẩu tự động hóa đơn điện tử của nhiều nhà cung cấp khác nhau vào phần mềm kế toán giúp kế toán giảm bớt các công việc lặp đi lặp lại.

Phần mềm kế toán cũng có phiên bản online hỗ trợ công tác quản lý điều hành của chủ doanh nghiệp. Cho phép chủ doanh nghiệp theo dõi công nợ, chi phí, doanh thu… mọi lúc mọi nơi.

Hiện phần mềm kế toán MISA SME.NET đang có chương trình dùng thử miễn phí 15 ngày, anh chị có thể đăng ký trải nghiệm tại đây.

2. Phần mềm kế toán FAST

Đây là phần mềm có tốc độ và thời gian xử lí nhanh gọn, hiệu quả, ưu tiên sử dụng ở các doanh nghiệp lớn và doanh nghiệp xây dựng. Phần mềm kế toán FAST cũng có một hệ thống báo cáo đa dạng giúp doanh nghiệp thực hiện thao tác dễ dàng và cũng rất tiện lợi trong việc truy xuất thông tin.

Tuy nhiên, độ bảo mật của FAST còn chưa thực sự cao. Các tài liệu hướng dẫn đính kèm còn có phần sơ sài, chưa chuyển thể thành dạng video giúp người dùng dễ theo dõi như phần mềm của MISA.

3. Phần mềm kế toán 3TSOFT

Phần mềm kế toán 3TSOFT có tốc độ xử lý nhanh, gọn nhẹ, cắt giảm hầu hết các thao tác “nút bấm” và “Click chuột”, từ đó tiệt kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc. Phần mềm không giới hạn số máy tính sử dụng, số người sử dụng, số công ty trên một phần mềm. Đây còn là phần mềm đa ngôn ngữ nên lại càng tiện lợi.

Giá thành thấp, cùng với ưu đãi 1 năm bảo trợ miễn phí, cập nhật, nâng cấp thay đổi phiên bản không tốn thêm chi phí được coi là ưu điểm nổi bật của phần mềm kế toán 3TSOFT.

Tuy nhiên, giao diện khó sử dụng khiến người dùng phải mất một khoảng thời gian nhất định để làm quen. Phần mềm nên có những cách hỗ trợ người dùng trực tiếp trên phần mềm.

7. So sánh phần mềm kế toán với phần mềm ERP?

Phần mềm kế toán	Phần mềm ERP
Phần mềm kế toán chỉ dừng lại ở việc cung cấp cái nhìn về quản lý tài chính doanh nghiệp. Phần mềm kế toán thường được dùng trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ.	Phần mềm ERP thì không chỉ dừng lại ở đó. Phần mềm quản lý tài sản hữu hình đến vô hình của doanh nghiệp. Trong phần mềm chứa nhiều phần mềm nhỏ hơn như phần mềm bán hàng, phần mềm nhân sự, công việc, kế toán… Phần mềm ERP thường được dùng trong doanh nghiệp có quy mô lớn, với quy trình phức tạp hơn.

| Xem thêm: Sự khác biệt giữa phần mềm ERP và phần mềm kế toán là gì?

8. Những tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với doanh nghiệp

Để lựa chọn được phần mềm kế toán phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần quan tâm đến một số tiêu chí như:

• Phù hợp với quy mô kinh doanh của doanh nghiệp:Với các doanh nghiệp nhỏ và vừa nên lựa chọn các phần mềm có nghiệp vụ đầy đủ theo đúng quy định của nhà nước dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa. Không nên sử dụng phần mềm quá phức tạp dành cho doanh nghiệp lớn.
• Phù hợp với lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp: Doanh nghiệp được chia ra thành các lĩnh vực như thương mại, sản xuất, dịch vụ, xây lắp. Tại Việt Nam, không phải phần mềm nào cũng đáp ứng được nghiệp vụ của đầy đủ các lĩnh vực do tính chất công việc.
• Đáp ứng các yêu cầu về kế toán tài chính và quản trị: Các doanh nghiệp nên lựa chọn các phần mềm xuất báo cáo, hỗ trợ nhập khẩu chứng từ và có hệ sinh thái về phần mềm tiện lợi như vậy sẽ hỗ trợ công tác quản lý được phù hợp và chính xác.
• Dịch vụ hỗ trợ sau bán tốt: Các doanh nghiệp cần phải tìm hiểu rõ về dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng của nhà cung cấp phần mềm để đảm bảo được hỗ trợ khi gặp vấn đề, trong thời gian quyết toán, hoặc có cộng đồng sử dụng lớn để dễ dàng trao đổi khi cần.
• Mang lại hiệu quả cao tương ứng với chi phí bỏ ra: Doanh nghiệp khi mua phần mềm kế toán cũng cần hiểu rõ về chi phí bỏ ra một lần và chi phí bỏ ra nhiều lần, chi phí hàng tháng, các chi phí có thể phát sinh trong quá trình sử dụng phần mềm…
• Uy tín, được nhiều người sử dụng: Phần mềm có thương hiệu và có nhiều người dùng cũng hỗ trợ cho doanh nghiệp được trong các vấn đề sau mua, tránh rủi ro trong quá trình làm việc.
• Dễ dàng sử dụng: Một phần mềm dễ dàng sử dụng sẽ giúp

| Xem thêm: Thực hiện các bước sau để tìm phần mềm kế toán phù hợp với doanh nghiệp của bạn

Kết luận:

Có rất nhiều câu hỏi về phần mềm kế toán cần được giải đáp. Mong rằng các câu hỏi trên sẽ trả lời được phần nào những thắc mắc của anh chị kế toán trong quá trình tìm hiểu, mua và sử dụng sản phẩm.

Xem thêm:

Lịch sử sự phát triển của phần mềm kế toán thế giới và Việt Nam

Kế toán quản trị doanh nghiệp tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa

Phần mềm kế toán là gì? Tầm quan trọng của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp?