Sổ kế toán là gì? Nguyên tắc xây dựng sổ kế toán

1. Sổ kế toán là gì?

Sổ kế toán (SKT) là những tờ sổ được xây dựng theo các mẫu nhất định có liên hệ chặt chẽ với nhau, dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế theo đúng phương pháp kế toán, trên cơ sở số liệu của chứng từ kế toán nhằm cung cấp các thông tin phục vụ công tác quản lý các hoạt động tài chính kinh tế trong đơn vị.

2. Nguyên tắc xây dựng SKT

Kết cấu của SKT phải được xây dựng dựa trên nguyên tắc khoa học, hợp lý và bao gồm đầy đủ các yếu tố như:

• Tên sổ
• Ngày tháng ghi sổ
• Số hiệu và ngày của chứng từ dùng để ghi sổ
• Diễn giải tóm tắt nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh
• Tài khoản đối ứng
• Phản ánh quy mô nghiệp vụ kinh tế về mặt giá trị và về mặt số lượng

Hệ thống doanh nghiệp đã ban hành bao gồm các mẫu SKT chủ yếu cho các đơn vị kế toán, chủ yếu chia thành 2 loại:

• Mẫu SKT bắt buộc: Được áp dụng cho tất cả các đơn vị kế toán, khi thực hiện các mẫu sổ kế bắt buộc thì doanh nghiệp không được tùy ý thay đổi mẫu SKT
• Mẫu SKT có tính chất hướng dẫn: Doanh nghiệp căn cứ vào tình hình quản lý cụ thể của từng doanh nghiệp và căn cứ vào quy định về việc Bộ tài chính đã xây dựng các mẫu SKT có tính chất hướng dẫn cho các đơn vị kế toán, tùy theo yêu cầu quản lý và trình độ quản lý, các điều kiện cụ thể với từng đơn vị để từ đó các đơn vị căn cứ vào mẫu sổ kế toán đã được hướng dẫn xây dựng mẫu SKT phù hợp với điều kiện thực tế của đơn vị.

3. Hướng dẫn phân loại sổ kế toán

3.1. Phân loại SKT theo cách ghi chép trên SKT

SKT được phân chia thành 3 loại cơ bản:

• Sổ ghi theo thứ tự thời gian: Đây là sổ dùng để ghi lại tất cả các hoạt động kinh tế tài chính liên tục theo trình tự thời gian các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh như: Nhật ký chung, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
• Sổ ghi theo hệ thống: Là loại SKT được sử dụng để ghi chép, hệ thống hóa các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh theo từng nội dung kinh tế. Loại SKT này gồm có sổ cái và sổ chi tiết
• Sổ liên hợp: Đây là loại sổ được sử dụng để kết hợp ghi chép các hoạt động kinh tế tài chính theo thứ tự thời gian và theo dõi đối tượng kế toán theo nội dung kinh tế trên cùng một trang sổ: Nhật ký – sổ cái

3.2. Phân loại SKT theo nội dung ghi chép trên SKT

Dựa trên cách phân loại theo nội dung ghi chép trên SKT thì sẽ được phân chia làm ba loại:

• SKT tổng hợp: Là loại sổ phản ánh các số liệu về các hoạt động kinh tế tài chính ở dạng tổng quát
• SKT kiểu hai bên: Là loại sổ mà mỗi trang sổ được chia thành hai bên, bên trái phản ánh số phát sinh Nợ của tài khoản, bên phải phản ánh số phát sinh Có của tài khoản như Sổ cái của tài khoản kế toán được xây dựng theo kiểu hai bên
• SKT kiểu nhiều cột: Là loại SKT kết hợp phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở dạng tổng hợp kết hợp với theo dõi đối tượng kế toán về mặt chi tiết nên số phát sinh bên Nợ, bên Có của tài khoản được chia ra làm nhiều cột.
• SKT kiểu bàn cờ: Là loại sổ được thiết kế theo nguyên tắc kiểu bàn cờ, mỗi ô trong SKT là giao điểm giữa dòng và cột của sổ kế toán. Điển hình của loại này là sổ Nhật ký chứng từ.

3.3. Phân loại SKT theo hình thức sổ kế toán

Theo tiêu thức này SKT được chia thành hai loại:

• Sổ tờ rời: Là loại SKT mà các trang sổ được để riêng biệt nhằm thuận tiện trong việc phân công công tác và ghi sổ kế toán. Các loại sổ này dễ thất lạc, kế toán phải làm tốt công tác bảo quản.
• Sổ đóng thành quyển: Là loại SKT mà các trang sổ được đóng lại thành quyền, có đánh số thứ tự và đăng ký các trang sổ, giữa các trang sổ phải đóng dấu giáp lai. Loại sổ này thuận tiện cho việc bảo quản SKT và sử dụng đối với những đối tượng kế toán phát sinh thường xuyên.

3.4. Phân loại SKT theo cấu trúc mẫu sổ.

Căn cứ vào cấu trúc của SKT đã được thiết kế, SKT được chia thành các loại SKT:

• SKT kiểu một bên: Là loại sổ mà hai cột Nợ, Có của tài khoản kế toán được bố trí cùng một bên của trang sổ kế toán như Sổ cái của tài khoản kế toán được xây dựng theo kiểu một bên
• SKT kiểu hai bên: Là loại sổ mà mỗi trang sổ được chia thành hai bên, bên trái phản ánh số phát sinh Nợ của tài khoản, bên phải phản ánh số phát sinh Có của tài khoản như Sổ cái của tài khoản kế toán được xây dựng theo kiểu hai bên
• SKT kiểu nhiều cột: Là loại SKT kết hợp phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở dạng tổng hợp kết hợp với theo dõi đối tượng kế toán về mặt chi tiết nên số phát sinh bên Nợ, bên Có của tài khoản được chia ra làm nhiều cột.
• SKT kiểu bàn cờ: Là loại sổ được thiết kế theo nguyên tắc kiểu bàn cờ, mỗi ô trong SKT là giao điểm giữa dòng và cột của sổ kế toán. Điển hình của loại này là sổ Nhật ký chứng từ.

| Đọc thêm:

Tìm hiểu về quy trình ghi sổ kế toán