Quy trình đánh giá phần mềm kế toán doanh nghiệp

Phần mềm kế toán hay còn được hiểu là phần mềm quản lý tài chính là một trong những phần mềm có vai trò quản trị tài chính doanh nghiệp và góp phần quản trị doanh nghiệp. Nó làm tăng năng suất bằng cách tự động hóa các quy trình như kế toán, quản lý và tính lương. Vì vậy, điều quan trọng là phải luôn cập nhật phần mềm và có quy trình đánh giá phần mềm kế toán theo định kỳ để đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn đang hoạt động ở hiệu quả cao nhất.

Có rất nhiều yếu tố cần xem xét khi đánh giá phần mềm kế toán của bạn. Ví dụ: Phần mềm kế toán của bạn có các tính năng và chức năng mới nhất không? Người dùng của bạn có đang tạo báo cáo tốt bằng các công cụ báo cáo của phần mềm không? Hệ thống của bạn có được tích hợp không hay bạn cần nhập cùng một dữ liệu nhiều lần? Bạn có thể tìm thấy dữ liệu liên quan một cách dễ dàng không? Phân tích dữ liệu có dễ dàng không?

I. Kiểm tra đánh giá phần mềm kế toán

Trả lời những câu hỏi này sẽ cho bạn biết liệu bạn có cần thay đổi phần mềm kế toán của mình hay không. Ở đây trong bài viết này, chúng tôi thảo luận về các yếu tố khác nhau sẽ giúp bạn đánh giá phần mềm kế toán của mình.

Các vấn đề quan trọng nhất để đánh giá phần mềm kế toán được kể đến như:

• Tạo báo cáo
• Quy trình kinh doanh
• Mô-đun và chức năng
• Hệ thống tích hợp
• Tổng chi phí sở hữu

1. Tạo báo cáo

Việc tạo báo cáo là rất quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn vì nó cung cấp cho bạn bức tranh toàn cảnh về hoạt động nội bộ của tổ chức của bạn. Các yếu tố tiêu biểu để đánh giá ở đây là:

• Bao nhiêu dữ liệu được nhập thủ công so với bao nhiêu dữ liệu mà phần mềm có thể tự trích xuất?
• Có những định dạng báo cáo nào khác nhau và bạn có thể tùy chỉnh các định dạng này ở mức độ nào?
• Phần mềm có bao gồm tạo báo cáo đồ họa cùng với các báo cáo văn bản không? Các loại biểu đồ khác nhau có sẵn để sử dụng là gì?
• Làm thế nào dễ dàng để tạo một báo cáo? Nó có yêu cầu đào tạo đặc biệt không? Người dùng có yêu cầu trợ giúp thường xuyên không?
• Nó có khả năng thực hiện các phân tích điều gì-xảy ra không? Bao nhiêu? Khó khăn như thế nào để thực hiện những phân tích này?
• Các báo cáo có dễ thay đổi với những thay đổi tương ứng trong hoạt động kinh doanh không?
• Nó có khả năng tạo các báo cáo đơn giản cũng như phức tạp không?
• Phần mềm có thể tạo báo cáo theo các yêu cầu cụ thể liên quan đến các quy định và tiêu chuẩn của chính phủ không?

2. Quy trình kinh doanh

Biết được bao nhiêu quy trình kinh doanh nội bộ của bạn được hình thành xung quanh những hạn chế của phần mềm kế toán trực tuyến là điều quan trọng để đánh giá phần mềm hiện tại của bạn. Giữ những điểm này khi đánh giá quy trình kinh doanh của bạn so với quy trình kinh doanh yêu cầu phần mềm.

• Quy trình của bạn có thay đổi theo thời gian không? Bao nhiêu? Bạn có thể cải thiện chúng hơn nữa với phần mềm mới không?
• Các quy trình hiện tại của bạn có được thực hiện với hiệu quả cao nhất không? Bạn có thể loại bỏ bao nhiêu phần dư thừa nếu cải tiến phần mềm của mình?
• Có quá nhiều thủ tục giấy tờ trong tổ chức của bạn không? Bao nhiêu có thể được loại bỏ với việc triển khai phần mềm mới?
• Các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp của bạn có sử dụng các loại quy trình khác nhau không? Sẽ triển khai phần mềm để chuẩn hóa tổ chức tăng quy trình?

3. Mô-đun và chức năng

Mô-đun là các đơn vị chức năng của phần mềm. Mỗi mô-đun thực hiện một chức năng cụ thể. Số lượng mô-đun có sẵn trong phần mềm của bạn xác định số lượng tác vụ nó có thể thực hiện. Hơn nữa, mỗi mô-đun sẽ được đánh giá về chức năng mà nó cung cấp. Các yếu tố chính liên quan đến đánh giá mô-đun và chức năng là:

• Phần mềm hiện tại của bạn có cung cấp tất cả các mô-đun bạn cần không?
• Tất cả các mô-đun có cung cấp chức năng mới nhất không?
• Các mô-đun có thể thay đổi bao nhiêu? Bạn có cần thêm mô-đun để phù hợp với kế hoạch tổ chức trong tương lai của mình không?
• Bạn có cần ứng dụng của bên thứ 3 để hoàn thành các tác vụ được thực hiện bởi các mô-đun riêng lẻ không? Phần mềm có tất cả các chức năng cần thiết của người dùng để hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể không?
• Có đào tạo đầy đủ cho nhân viên của bạn để sử dụng tất cả các chức năng được cung cấp bởi phần mềm có chuyên môn không?

4. Hệ thống tích hợp

Khi các phần mềm khác nhau được sử dụng để thực hiện các nhiệm vụ khác nhau, cần phải tích hợp tất cả chúng vào một hệ thống. Do hạn chế của phần mềm, một số dữ liệu có thể phải được nhập nhiều lần. Điều này làm tăng thời gian cần thiết để thực hiện các tác vụ liên quan đến các phần mềm khác nhau. Khi tất cả các phần mềm có thể nói chuyện với tất cả các phần mềm khác, hệ thống được cho là đã được tích hợp hoàn toàn. Một số điểm đánh giá chính ở đây là:

• Tất cả các ứng dụng có chạy trên cùng một nền tảng không? Người dùng có cần liên tục chuyển sang sử dụng các ứng dụng khác nhau không? Phần mềm có sẵn trên các nền tảng khác nhau không?
• Có tùy chọn xuất nào không hay người dùng phải nhập lại tất cả dữ liệu vào phần mềm khác nhau?
• Tất cả dữ liệu của bạn có nằm trên các hòn đảo riêng biệt không? Tất cả dữ liệu của bạn có thể truy cập được bằng tất cả các ứng dụng của bạn không?
• Ưu tiên của bạn là gì về tiết kiệm thời gian thông qua các bộ phần mềm tích hợp hoặc có được các chức năng cụ thể thông qua các ứng dụng khác nhau?
• Giải pháp cho các công ty đang đối mặt với những vấn đề này là Tally ERP cung cấp Dịch vụ tích hợp –với các sản phẩm và thiết bị khác.

5. Tổng chi phí sở hữu

Tổng chi phí sở hữu, được sử dụng rộng rãi như một công cụ phân tích và công cụ để đánh giá và thay thế phần mềm. Phân tích tổng chi phí sở hữu dựa trên các giả định và đôi khi khó định lượng. Các thành phần sau nên được xem xét khi bạn đánh giá của các ứng dụng hiện có của mình.

• Bạn có loại giấy phép phần mềm nào? Bạn có thể hưởng lợi từ một loại giấy phép khác không?
• Các chi phí của việc thực hiện phần mềm là gì? Điều này bao gồm chi phí cài đặt, cấu hình, đào tạo, chuyển đổi dữ liệu và tài liệu.
• Phần cứng có được hỗ trợ bởi phần mềm mới không? Phần cứng của bạn có lỗi thời không?
• Phí hỗ trợ phần mềm là gì?
• Các chi phí hoạt động là gì? Chúng bao gồm chi phí cung cấp, bảo trì, sao lưu và nâng cấp.

Danh sách kiểm tra đánh giá phần mềm kế toán

II. Quy trình đánh giá phần mềm kế toán

Để đánh giá phần mềm hiệu quả, doanh nghiệp cần có quy trình đánh giá phần mềm kế toán tốt. Các bước trong quy trình đánh giá phần mềm kế toán được mô tả dưới đây:

• Chuẩn bị: Dữ liệu thử nghiệm đã hoàn chỉnh cho một hay nhiều kỳ kế toán, phần mềm, các kết quả thiết kế chi tiết
• Khai báo, nhập liệu, in các báo cáo, đối chiếu để đánh giá mức độ đáp ứng yêu cầu
• Đánh giá tính kiểm soát của phần mềm
• Đánh giá các tiêu chí khác
• Ghi chú kết quả thử nghiệm và trao đổi với nhà cung cấp phần mềm

III. Mua phần mềm kế toán, doanh nghiệp nhất thiết phải chú ý đến các điểm sau

Khi phân vân lựa chọn mua phần mềm kế toán, để xác định phần mềm đó là tốt hay không, doanh nghiệp cần chú ý một số điểm như sau:

• Phần mềm đáp ứng đúng và đầy đủ yêu cầu của nhà nước.
• Phần mềm đáp ứng đầy đủ nhu cầu phát sinh và đặc thù của từng loại hình doanh nghiệp.
• Phần mềm có giao diện thân thiện, dễ tiếp cận và dễ thao tác
• Phần mềm kế toán tự động hóa thực hiện các nghiệp vụ
• Dịch vụ hỗ trợ sau mua

IV. Hướng dẫn mua phần mềm kế toán MISA SME.NET

Phần mềm kế toán MISA SME – phần mềm kế toán cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý tài chính kế toán của doanh nghiệp trong tất cả các lĩnh vực từ Thương mại, Dịch vụ, Xây lắp, Sản xuất. Phần mềm kế toán MISA SME là phần mềm phổ biến nhất hiện nay với hơn 170.000 doanh nghiệp sử dụng:

Phần mềm kế toán MISA SME đáp ứng đầy đủ nhu cầu quản lý tài chính kế toán doanh nghiệp đúng và đầy đủ theo Thông tư 133 và Thông tư 200 của Bộ Tài chính.

Phiên bản MISA SME mobile cho phép chủ doanh nghiệp cập nhập tình hình tài chính kế toán mọi lúc mọi nơi qua mobile.

Hệ sinh thái đa dạng kết nối với Tổng Cục Thuế, Phần mềm hóa đơn điện tử, phần mềm bán hàng, Chữ ký số, ngân hàng điện tử…

Phần kết luận

Có rất nhiều lý do tại sao một doanh nghiệp có thể muốn đánh giá phần mềm kế toán của mình. Do doanh nghiệp đang sử dụng phương thức cũ hiện đã không còn phù hợp để quản lý tài chính kế toán doanh nghiệp,

Có những giải pháp phần mềm kế toán có sẵn trên thị trường hiện tại có thể giúp bạn giải quyết bất kỳ vấn đề nào bạn có thể gặp phải. Phần mềm quản lý tài chính ngày nay được nhiều doanh nghiệp lựa chọn có thể kể đến như Phần mềm kế toán MISA SME.NET có tính linh hoạt và hiệu quả của báo cáo, hợp lý hóa các quy trình kinh doanh, cung cấp một bộ mô-đun bao gồm nhiều chức năng mở rộng hơn, cung cấp công nghệ mở để hỗ trợ tích hợp tốt hơn với các hệ thống khác và cải thiện lợi nhuận của tổ chức thông qua việc giảm tổng chi phí sở hữu.