Kỹ năng quản trị thời gian

Rất nhiều người thắc mắc tại sao mình luôn ngập đầu với công việc đến nỗi không có thời gian dành cho bản thân. Đó là do chưa có kỹ năng quản trị thời gian dẫn đến tình trạng luôn phải tham gia vào cuộc chạy đua không ngừng nghỉ vì chưa biết tận dụng, sắp xếp công việc phù hợp.

Quản trị thời gian là gì?

Quản trị thời gian là quá trình lên kế hoạch và tổ chức thời gian cho từng hoạt động cụ thể, chi tiết theo từng bước cho đến khi hoàn thành. Vì thời gian có hạn, bạn càng có kĩ năng quản trị thời gian tốt, việc sử dụng thời gian sẽ càng hiệu quả. Tiêu chí đánh giá hiệu quả này được dựa trên chất lượng công việc làm ra, không phải dựa trên tiến độ hoàn thành nhanh hay chậm.

Vậy, tầm quan trọng của việc quản trị thời gian trong công việc như thế nào?

* Đối với năng suất làm việc: Kĩ năng quản lý thời gian giúp xếp hạng các kế hoạch và nhiệm vụ hằng ngày theo mức độ quan trọng và danh sách ưu tiên. Những nhiệm vụ quan trọng được thực hiện trước nhằm tăng hiệu quả giải quyết công việc. Mọi việc được tính toán, tổ chức khoa học sẽ ngăn ngừa sự lãng phí thời gian và tiêu tốn ít năng lượng của cá nhân làm việc. Không những thế còn tăng khả năng sáng tạo cho người làm nhờ những khoảng trống được tiết kiệm từ việc sắp xếp công việc hợp lý.

* Tăng cường khả năng quyết định và giảm áp lực: Nếu thiếu kỹ năng quản lý và sắp xếp thời gian, bạn sẽ phải đối mặt với tình trạng liên tục làm việc và áp lực của việc hoàn thành công việc đó. Điều này dẫn đến sự sai lầm, thiếu sáng suốt trong việc đưa ra các quyết định quan trọng. Sắp xếp thời gian hợp lý là cách duy nhất loại bỏ áp lực deadline và tạo ra quyết định đúng đắn.

* Loại trừ các thói quen xấu và tạo động lực để hành động: Những thói quen xấu ở đây là sự trì hoãn, không biết từ chối, kém tổ chức trong việc rèn luyện bản thân…làm ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc và gây tác hại cho cá nhân và tập thể doanh nghiệp. Chỉ những người có kỹ năng và biết tận dụng thời gian mới có thể loại bỏ được các thói quen không tốt, đồng thời tự tạo ra cho mình động lực để thực hiện những dự án lớn thành công.

Rèn luyện kỹ năng quản trị thời gian như thế nào?

Mỗi người cần rèn luyện các kỹ năng quản trị về mặt thời gian để tạo ra nhiều giá trị hơn trong cuộc sống theo các cách dưới đây:

Xác định mục tiêu của bản thân

Muốn quản lý thời gian hiệu quả, trước hết, cần xác định đích đến và đưa ra mục tiêu cho bản thân. Chỉ khi có mục tiêu, bạn mới định hướng được cho tương lai của mình và định vị khoảng thời gian cần thiết để đạt được mục tiêu đó là bao lâu. Mục tiêu được xây dựng theo thời gian ngày/ tuần/ tháng/ với các mốc thời gian tương ứng để thực hiện. Điều này sẽ giúp mọi thứ luôn ở trong tầm kiểm soát.

Ưu tiên thực hiện các công việc quan trọng:

Hãy học cách lập kế hoạch giới hạn thời gian làm việc cụ thể. Đưa ra list những việc cần làm và đánh số thứ tự cho những việc nên được ưu tiên – đây hầu hết là việc quan trọng và cần thiết. Cố gắng hoàn thành những công việc nhỏ một cách nhanh nhất, đừng để nó chiếm quá nhiều thời gian và sức lực của bạn.

Không trì hoãn

Đây là một tật xấu rất phổ biến và không phải ai cũng bỏ được. Nếu lặp đi lặp lại quá nhiều thói quen này, bạn sẽ cảm thấy dần nản chí và không còn nhiệt huyết với công việc – dự định của mình nữa. Cuối cùng, việc chưa được hoàn thành và thời gian đã lãng phí vô ích. Vì vậy,hãy ngừng ngay việc trì hoãn, hành động ngay lập tức. Nói “không” với những sự kiện đột xuất và những cuộc hẹn không cần thiết. Tuy nhiên, cần xem xét mức độ quan trọng của sự việc trước khi từ chối.

Đặt ra deadline làm việc cho bản thân:

Đây là cách nhanh nhất tạo động lực cho bản thân và rèn luyện tính trách nhiệm trong công việc.

 Sắp xếp thời gian để nghỉ ngơi:

Tận dụng thời gian hiệu quả và cho ra năng suất, nhưng đừng chỉ dành thời gian cho công việc. Hãy cho mình thời gian nghỉ ngơi để phục hồi năng lượng. Chỉ khi có thể trạng khỏe mạnh, minh mẫn, bạn mới có thể tạo ra kết quả làm việc tốt nhất.

Thời gian là tài sản quý giá nhất của mỗi người. Khi biết cách tận dụng mỗi giây phút đồng thời có kỹ năng quản trị thời gian, bạn sẽ gia tăng hiệu suất làm việc và nâng cao giá trị của bản thân trên con đường tìm kiếm thành công.