Tại sao cần xây dựng quy trình tiếp nhận và đào tạo nhân viên mới?

Việc định hướng cho nhân viên mới rất quan trọng và mang tính chất quyết định đến hiệu suất làm việc. Thiết lập quy trình tiếp nhận và đào tạo nhân viên mới là việc mỗi doanh nghiệp nên làm để giúp nhân viên hòa nhập một cách nhanh chóng với môi trường văn hóa công ty và nâng cao chất lượng công việc.

Vai trò của việc xây dựng quy trình tiếp nhận và đào tạo nhân viên mới

Công tác tuyển dụng nhân sự mới với các kỹ năng chuyên môn phù hợp là nhiệm vụ quan trọng và hết sức cần thiết dù doanh nghiệp đó hoạt động trong lĩnh vực nào đi nữa. Sau quá trình tuyển dụng, việc đào tạo nên được đặt lên hàng đầu để nhân viên có thể thích nghi với công việc. 

Vậy, vai trò của quy trình tiếp nhận và đào tạo nhân viên mới là gì?

–  Xoa dịu căng thẳng cho nhân viên: Việc động viên và giới thiệu nhân sự mới với mọi người trong công ty sẽ giúp người mới cảm thấy nhẹ nhàng, giảm bớt áp lực, lo âu. Đây cũng là điểm xuất phát cho sự hòa nhập sau này. 

– Định hướng công việc cho nhân viên ngay từ ban đầu: Mỗi nhân sự được tuyển dụng sẽ đảm nhận một vị trí cụ thể và với những yêu cầu công việc khác nhau. Đào tạo nhân sự sẽ giúp nhân viên bước đầu hình thành được những nhiệm vụ mà mình phải thực hiện và hoàn thành. 

– Phát triển sự kỳ vọng công việc thực tế, thái độ tích cực, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc cho nhân viên: Ngoài việc định hướng thì quy trình đào tạo cũng giúp nhân viên trang bị cho mình những kỹ năng chuyên môn cần thiết cho vị trí. Đây cũng được coi là một công cụ hữu ích cho công việc và là một yêu cầu bắt buộc mà mỗi doanh nghiệp cần thực hiện khi tuyển dụng nhân sự. Chỉ khi nhân viên có động lực, thái độ tích cực trong công việc thì hiệu suất, chất lượng làm việc mới tăng và mang đến thành công cho các mục tiêu chung.

– Tiết kiệm thời gian công sức cho  người quản lý và chi phí cho doanh nghiệp: Nói một cách đơn giản hơn, nếu việc đào tạo đạt hiệu quả ngay từ đầu, người hướng dẫn sẽ không phải tốn nhiều thời gian, công sức để hướng dẫn cho nhân viên mà chỉ cần củng cố, bổ trợ thêm các khái niệm, kỹ năng cần thiết giúp nhân viên làm việc hiệu quả theo yêu cầu đưa ra.

Đừng để việc đào tạo gặp thất bại vì không tuân thủ theo quy trình dẫn đến nhân viên không được hoan nghênh trong môi trường mới, không hiểu và hoàn thành các nhiệm vụ được giao phó.

Các bước trong quy trình tiếp nhận và đào tạo nhân viên mới

Việc tiếp nhận và đào tạo nhân viên mới cũng cần phải tuân theo các bước quy trình dưới đây:

Bước 1: Chuẩn bị môi trường làm việc cho nhân viên mới

Là bước đầu tiên trong quy trình tiếp nhận nhân viên. Các công cụ làm việc của nhân viên như bàn làm việc, máy tính, văn phòng phẩm, điện thoại và các giấy tờ liên quan, bản mô tả công việc cần được chuẩn bị đầy đủ để tạo điều kiện làm việc tốt nhất cho nhân viên.

Bước 2: Chào đón nhân viên mới

Điều quan trọng là tạo cho người mới cảm giác gần gũi, thân thiện, thoải mái. Có thể dùng nhiều cách như tổ chức buổi tiệc nhẹ, giới thiệu nhân viên mới với những người cũ. Hướng dẫn về vị trí làm việc và văn hóa chung của doanh nghiệp để nhân sự mới nhanh chóng làm quen được với môi trường doanh nghiệp.

Bước 3: Giới thiệu tổng quát về doanh nghiệp và định hướng hoạt động cho nhân viên.

Các cấp quản lý cần hoạch định việc phát triển nghề nghiệp của nhân viên trong tương lai. Những thông tin khái quát về doanh nghiệp như lịch sử thành lập, tổng quan về hoạt động, quy định, chính sách với nhân viên, quy trình làm việc và hệ thống thông tin… cần được truyền đạt giúp nhân viên mới nhận thức đầy đủ về tình hình phát triển cũng như bức tranh tổng quan về doanh nghiệp.

Bước 4: Đào tạo về kỹ năng chuyên môn

Tùy vào vị trí công việc đảm nhận mà nhân viên sẽ được đào tạo những kiến thức tương ứng như thị trường, ngành, sản phẩm, kiến thức cơ bản hoặc nâng cao, kỹ năng thuyết phục khách hàng, giải quyết vấn đề… Quá trình này không chỉ đào tạo về chuyên môn mà còn giúp nhân viên xây dựng tác phong làm việc chuyên nghiệp, phối hợp ăn ý với các bộ phận liên quan để tăng hiệu suất và chất lượng công việc. 

Bước 5: Đánh giá quá trình đào tạo

Nhà tuyển dụng cần đánh giá những điều nhân viên mới đã làm hoặc chưa làm được trong thời gian đào tạo. Đưa ra cái nhìn chính xác về năng lực tiếp thu thực tế của nhân viên để định hướng phát triển nghề nghiệp cũng như phát hiện kịp thời những nhân tố xuất sắc trong tương lai có thể cống hiến cho doanh nghiệp.

Nguồn nhân sự chất lượng là nền móng vững chắc để doanh nghiệp phát triển. Vì vậy, mỗi doanh nghiệp cần thiết lập quy trình tiếp nhận và đào tạo nhân viên mới một cách bài bản để tạo ra được nguồn lực có chuyên môn tốt và chất lượng cao phục vụ cho các hoạt động chung nhằm đạt được mục tiêu đề ra.