Quy trình mua hàng trong doanh nghiệp

Mua hàng là giai đoạn đầu tiên và là một trong những hoạt động quan trọng của quá trình lưu chuyển hàng hóa. Mỗi doanh nghiệp thường có quy trình mua hàng khác nhau để đảm bảo việc cung ứng hàng hóa diễn ra một cách liên tục, trơn tru và hiệu quả.

Quy trình mua hàng là gì?

Quy trình mua hàng của một công ty được hiểu là các bước thực hiện hoạt động mua hàng theo một trình tự dựa vào tính chất nghiệp vụ cũng như các quy định khác nhau của doanh nghiệp. Nếu thiết lập được một quy trình tốt, hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đó sẽ được tiến hành một cách thuận lợi, thúc đẩy việc cung ứng hàng hóa ổn định và không bị gián đoạn.

Vậy, những ưu và nhược điểm khi áp dụng quy trình vào việc mua hàng là gì?

• Ưu điểm:

• Đơn giản và cụ thể hóa các bước mua hàng.
• Giúp doanh nghiệp dễ dàng cải tiến để tăng năng suất và chất lượng mua nguyên liệu vật tư, nhờ đó, nhân rộng quy mô sản xuất kinh doanh.
• Giúp các hoạt động tuyển dụng trở nên dễ dàng nhờ việc phổ thông hóa yêu cầu chuyên môn.
• Gắn kết các dây chuyền sản xuất  dựa trên việc kiểm tra, giám sát hoạt động mua hàng. Vì kết thúc bước công việc này sẽ là bước đầu làm việc của người khác nên những sai sót đều dễ dàng được nắm bắt và sửa đổi.
• Mỗi nhân viên khác nhau sẽ là người thực hiện một vài bước trong quy trình, vì vậy dễ bảo mật được các thông tin.
• Thể hiện sự chuyên nghiệp của công ty/ doanh nghiệp.

• Nhược điểm: 

• Có thể gặp rắc rối về các thủ tục hành chính khi phải làm việc theo quy trình, không được đi tắt hoặc rút gọn các bước để đón đầu.
• Giới hạn sự năng động và tính sáng tạo của nhân viên khi phải làm việc theo một khuôn mẫu đã định sẵn.
• Quy trình có thể bị gián đoạn hoặc chậm trễ nếu một bước chưa được thực hiện, làm ảnh hưởng tới các bước khác.

Quy trình mua hàng theo ISO trong các doanh nghiệp

ISO là tên viết tắt của một tổ chức Quốc tế về tiêu chuẩn hóa trong sản xuất, thương mại và thông tin. ISO được nhiều doanh nghiệp ứng dụng vào trong các hoạt động của mình để tạo ra cách làm việc khoa học

Vậy, các bước mua hàng theo ISO diễn ra như thế nào ?

Bước 1: Lập đề nghị mua hàng

Các bộ phận khác nhau của doanh nghiệp khi có nhu cầu sử dụng vật tư/ nguyên vật liệu nhằm phục vụ cho hoạt động chung trong sản xuất kinh doanh cần lập đề nghị mua hàng gửi tới bộ phận có trách nhiệm. Từ đề nghị này, trưởng phòng mua hàng sẽ phân công cho các nhân viên của mình tìm nhà cung cấp.

Bước 2: Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp

– Đối với nhà cung cấp cũ: Phòng mua hàng gửi đơn để thông báo về chủng loại, số lượng hàng cần mua. Hai bên lên kế hoạch, thỏa thuận và tiến hành mua theo quy định.

– Đối với nhà cung cấp mới: Bên mua hàng tìm hiểu, liên hệ nhà cung cấp phù hợp, đề nghị báo giá. Cần thu thập ít nhất 2 báo giá để ban lãnh đạo xem xét, lựa chọn nhà cung cấp phù hợp. Trong trường hợp cần thiết, 2 bên có thể kí kết hợp đồng.

Sau khi lựa chọn được nhà cung cấp có thể đáp ứng được các tiêu chuẩn đưa ra về số lượng/ chất lượng/ nguồn gốc….bộ phận mua hàng lập danh sách nhà cung cấp được duyệt và cập nhật vào danh sách nhà cung cấp của doanh nghiệp.

Bước 3: Lập đơn đặt hàng hoặc hợp đồng mua hàng

Khi đã được các cấp lãnh đạo phê duyệt nhà cung cấp, phòng ban chịu trách nhiệm mua hàng cần lên đơn hàng, trình ban lãnh đạo ký kết  và gửi đến nhà cung cấp xác định việc mua hàng của doanh nghiệp.

Bước 4: Nhận hàng và kiểm tra

Liên hệ với nhà cung cấp để xác định thời điểm nhập hàng. Đồng thời thông báo và chuyển Đơn hàng hoặc hợp đồng mua đến bộ phận thủ kho, kế toán. Trách nhiệm kiểm tra các loại mặt hàng, vật tư thuộc về 2 bộ phận này. Chỉ nhập hàng nếu hàng hóa đáp được các yêu cầu đưa ra. Nếu không, cần thông báo với bộ phận mua hàng để có thể thay thế, sửa chữa. Tình trạng hàng hóa của cả lúc nhập và lúc trả cần được ghi rõ vào các biên bản nghiệm thu.

Bước 5: Thanh toán và lưu trữ hồ sơ mua hàng

Phòng kế toán thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp theo đúng hợp đồng đã kí kết và lưu trữ hồ sơ kế toán liên quan đến hoạt động mua hàng. 

Bước 6: Theo dõi, đánh giá lại nhà cung cấp

Trong quá trình mua bán, tiếp nhận các loại hàng hóa, cần có sự theo dõi mức độ đáp ứng yêu cầu của nhà cung cấp. Trên cơ sở đó xem xét các hoạt động mua hàng tiếp theo. Kết quả theo dõi cũng cần được lưu trữ, cập nhật thường xuyên vào danh sách nhà cung cấp.Áp dụng quy trình mua hàng theo ISO yêu cầu doanh nghiệp đánh giá, lựa chọn kỹ lưỡng những nhà cung cấp trước khi mua hàng. Điều này sẽ giúp sàng lọc được những nhà cung ứng phù hợp nhất để không làm gián đoạn quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh và giảm thiểu được rủi ro về mọi mặt cho doanh nghiệp.