Mục tiêu của các quy trình kiểm soát tài chính trong doanh nghiệp

Nhân viên biển thủ và gian lận tài chính là điều không ít các công ty/ doanh nghiệp đã từng gặp phải. Vì vậy, việc triển khai các quy trình kiểm soát tài chính là điều hoàn toàn cần thiết để chủ  doanh nghiệp có thể nắm được tình hình và ngăn ngừa được tình trạng trên.

Kiểm soát tài chính là gì?

Kiểm soát tài chính ( Financial Control) là bộ phận quan trọng trong quản trị tài chính. Đây là hoạt động kiểm soát các nguồn lực để có thể quản trị và có giải pháp khắc phục rủi ro về tài chính nhằm giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đưa ra với hiệu quả cao nhất.

Mục tiêu của việc áp dụng các quy trình kiểm soát tài chính là gì?

– Đảm bảo các hoạt động diễn ra theo đúng kế hoạch: Kiểm soát tài chính giúp doanh nghiệp xác định mọi bộ phận vẫn đang vận hành tốt theo các mục tiêu đề ra trong khả năng tài chính của doanh nghiệp. Đảm bảo cho các hoạt động trở nên suôn sẻ và chắc chắn hơn.

– Phát hiện lỗi hoặc khu vực cần cải thiện: Sự sai phạm trong lĩnh vực tài chính có thể dẫn đến các rủi ro gây thiệt hại, thậm chí ảnh hưởng đến sự sống còn cho doanh nghiệp. Do đó, kiểm soát về nguồn tài chính còn giúp doanh nghiệp kịp thời phát hiện, bù đắp các sai phạm hoặc khắc phục rủi ro để cải thiện tình hình tài chính.

– Kịp thời ngăn chặn các hành động tiêu cực: Việc theo dõi thường xuyên và nắm được các thông tin tài chính giúp nhà quản trị phát hiện ra các tình huống tiêu cực và có cách xử trí phù hợp.

– Giảm thiểu các rủi ro tài chính:

Các rủi ro thường gặp mà kiểm soát tài chính cần tập trung khắc phục là:

+ Sự mất cân đối trong dòng tiền.

+ Rủi ro tăng lãi suất tiền vay.

+ Giảm sức mua của thị trường.

+ Rủi ro mất khả năng tái đầu tư.

Áp dụng quy trình kiểm soát tài chính doanh nghiệp thông qua hạn mức cũng giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt dòng tiền của mình để đảm bảo hiệu quả sử dụng nguồn tiền trang trải cho các hoạt động sản xuất kinh doanh. 

Chủ doanh nghiệp cần làm gì để kiểm soát tài chính tránh gian lận?

Ngoài việc áp dụng quy trình kiểm soát tài chính chủ doanh nghiệp cần làm gì để có thể kiểm soát nguồn tài chính một tốt nhất. Dưới đây là một vài cách cơ bản:

Phân công công việc cho nhiều người:

Không giao việc kiểm soát giao dịch tài chính cho một nhân viên duy nhất. Bằng cách chia nhỏ trách nhiệm cho các nhân viên khác, người có ý định gian lận tiêu cực sẽ gặp khó khăn trong việc thay đổi các các con số.

Theo dõi kỹ các hóa đơn thu tiền:

Thu xếp từ 2 nhân viên trở lên để xác minh các khoản tiền thu vào. Mua con dấu chỉ phục vụ cho việc ký quỹ và đóng dấu lên các tấm séc để ngăn ngừa việc đổi séc ra tiền mặt.

Kiểm toán sổ sách thường xuyên: 

Cũng là việc doanh nghiệp nên làm. Việc kiểm toán được thực hiện bởi bên thứ 3 ít nhất một lần trong năm và không báo trước nhằm đảm bảo tính trung thực, khách quan. Xác định được mục đích kiểm toán là “kiểm toán nhằm tìm ra gian lận” hay “kiểm toán chung” nhằm tìm ra và ngăn ngừa thất thoát.

Nắm được sổ sách kế toán của doanh nghiệp

Việc gian lận tài chính thường xảy ra khi sổ sách kế toán không rõ ràng, giám sát lỏng lẻo.  Nhà quản trị cần nắm rõ hệ thống sổ sách của doanh nghiệp và hiểu về các con số trong đó. Học về sổ sách kế toán giúp chủ doanh nghiệp theo dõi được phần quan trọng nhất trong kinh doanh và có hướng xử lý kịp thời khi xảy ra vấn đề.

Bảo mật phần mềm kế toán

Chỉ cho phép những người được ủy quyền truy cập vào các phần mềm kế toán. Cả máy vi tính và phần mềm đều cần được cài mật khẩu. Không để máy vi tính chứa sổ sách kế toán kết nối với mạng nội bộ…Doanh nghiệp nên làm mọi cách để các thông tin về sổ sách kế toán không bị lọt ra ngoài, tạo cơ hội cho những kẻ xấu biển thủ ngân sách.

Những doanh nghiệp không chú ý áp dụng các quy trình kiểm soát tài chính sẽ là nạn nhân của các gian lận. Nếu không kịp thời kiểm soát tình hình thì đây là con đường ngắn nhất dẫn doanh nghiệp đến bờ vực phá sản. Vì vậy, nhà quản trị cần thiết lập cho mình một hệ thống quy trình cụ thể để kiểm soát tốt tình hình tài chính, đồng thời tránh xảy ra những mất mát đáng tiếc làm ảnh hưởng đến hoạt động chung.