Quản lý dự án là gì? Quy trình quản lý dự án hiệu quả

Mỗi dự án đều có đặc trưng riêng. Vì vậy, cần nắm được cách tiếp cận cũng như các kiến thức về quản lý dự án là gì để có thể thực hiện tốt các mục tiêu dự án đưa ra. 

Quản lý dự án là gì? Tìm hiểu về đặc thù của dự án

Trước khi triển khai một dự án, kiến thức về quản lý dự án là gì cần được nhà quản trị nắm rõ. Quản lý dự án là việc áp dụng các công cụ, kiến thức, kỹ năng vào trong hoạt động để kiểm soát tốt quá trình triển khai, tổ chức, kết thúc dự án nhằm thu lại mục tiêu lợi nhuận cho doanh nghiệp. Một dự án được quản lý tốt thể hiện ở mặt thời gian, chi phí và chất lượng kết quả đều đạt được các mục tiêu đã đưa ra.

Vậy, đặc thù chung của dự án là gì?

• Có mục đích duy nhất và kết quả rõ ràng.
• Có hạn mức về thời gian.
• Được thực hiện trên sự kết hợp giữa các bên (nhà tài trợ, khách hàng, nhà  thầu thi công, cơ quan quản lý…)
• Cần có các nguồn lực về tài chính, con người, công cụ  để triển khai.
• Chỉ mang tính ước lượng. Đặc biệt những dự án về công nghệ thường có sự biến đổi và xuất hiện các nguy cơ rủi ro.

Việc quản trị dự án có vai trò như thế nào?

• Xác lập cho doanh nghiệp có một kế hoạch đúng đắn để thực thi và triển khai các hoạt động theo đúng dự trù về kinh phí, thời gian, nhân sự… Đảm bảo việc thực hiện dự án được rõ ràng, đúng người, đúng mục tiêu và xuyên suốt.

• Giúp doanh nghiệp phát hiện kịp thời các rủi ro về mặt nguồn lực, chất lượng sản phẩm/dịch vụ không đạt yêu cầu, tiến trình dự án nhanh hay chậm để đưa ra các giải pháp khắc phục. 

• Cải tiến được mối quan hệ giữa người thực hiện dự án và khách hàng, tăng độ tin cậy vì khách hàng có thể theo dõi những gì đang triển khai có đúng với mục tiêu, tiến trình và thu được kết quả như kỳ vọng ban đầu hay không.

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã sử dụng các phần mềm quản lý dự án phổ biến như Trello, Microsoft Project, Basecamp… để giảm bớt những khó khăn và gánh nặng cho công tác quản trị, đồng thời tối đa hóa hiệu quả hoạt động cũng như mức lợi nhuận cho mình.

Quy trình cơ bản trong quản lý dự án là gì?

Quy trình quản lý dự án gồm 5 bước dưới đây:

Bước 1: Thiết lập dự án: 

– Xây dựng bản tuyên bố dự án: Thể hiện một cách tổng quát các mục tiêu, yếu tố ảnh hưởng, ràng buộc về trách nhiệm và quyền hạn của những vị trí quan trọng, các rủi ro….của dự án.

– Xác định những bên liên quan: Nắm được thông tin của những bên cùng triển khai dự án để xây dựng bộ máy nhân sự, cân bằng về mặt lợi ích và đưa ra tiếng nói chung.

Bước 2: Lập kế hoạch dự án

Các nội dung của bản kế hoạch đầy đủ bao gồm:

• Sự tham gia của tất cả các bên liên quan
• Thể hiện chính thức bằng văn bản các phương diện như yêu cầu của khách hàng, thời gian, chi phí, chất lượng, nhân sự, truyền thông….Các phương diện càng được thể hiện đày đủ chi tiết bằng văn bản thì việc quản lý công việc càng dễ dàng.
• Được thông qua hội đồng xét duyệt.
• Mang tính khả thi.

Bước 3: Thực thi dự án:

Triển khai đầy đủ các công việc đã đề ra trong bản kế hoạch. Người quản lý và thực hiện cần có sự linh hoạt, kỹ năng chuyên môn, kinh nghiệm nhất định mới có thể triển khai dự án một cách tốt nhất.

Bước 4: Kiểm soát dự án

Theo dõi và đối chiếu giữa kế hoạch với thực tế để kiểm tra tiến độ triển khai. Đồng thời đánh giá các kết quả đạt được. Cần có sự điều chỉnh linh hoạt, phù hợp với những thay đổi trên thực tế thực hiện dự án.

Bước 5: Kết thúc dự án

Hoàn thiện dự án bằng hoạt động như bàn giao sản phẩm và nhận phản hồi từ khách hàng, sao lưu hồ sơ. Cần đảm bảo các hoạt động kết thúc được thực hiện đầy đủ, bài bản và theo trình tự để tránh những rắc rối liên quan đến pháp luật, nhân sự. Hiểu được quản lý dự án là gì sẽ giúp nâng cao chất lượng thực thi dự án cho doanh nghiệp. Đồng thời, góp phần đáng kể vào việc giảm chi phí sản xuất, tăng hiệu suất lao động, chất lượng sản phẩm, cũng như lợi nhuận thu về.