Định biên nhân sự – bước đi cần thiết cho các hoạt động của doanh nghiệp

Định biên nhân sự là khái niệm quen thuộc đối với những người làm công việc liên quan đến nhân sự trong một tổ chức. Đó cũng là cốt lõi để thực hiện các công tác tuyển dụng và đưa ra những hướng đi nhằm hoạch định nguồn nhân lực cho doanh nghiệp.

Định biên nhân sự là gì và cần những điều kiện nào?

Định biên nhân sự là việc xác định số lượng nhân lực với các phẩm chất, trình độ kỹ thuật chuyên môn phù hợp để đáp ứng khối lượng công việc cho những vị trí cụ thể trong tương lai. 

Định biên về nhân lực để quản lý và sử dụng nhân sự hiệu quả

Để định biên cũng cần có những điều kiện nhất định.

• Đối với cấp công ty: Cần đưa ra định hướng chiến lược phát triển và kinh doanh một cách cụ thể, rõ ràng. Có kế hoạch ngân sách và giải pháp dự trù cho các thay đổi (nếu có).
• Đối với cấp bộ phận: Nắm rõ về hệ thống công việc cần định biên. Đồng thời xác định tần suất nhiệm vụ, quy trình thực hiện công việc, ước lượng được kết quả đầu ra. Việc hiểu rõ mức độ tự động hóa trong thực thi công việc cũng giúp định biên hiệu quả.

Tại sao phải xây dựng kế hoạch định biên về nhân sự? 

Xây dựng kế hoạch định biên để xác định cơ cấu nguồn lực cả về số lượng và chất lượng nhằm khắc phục tình trạng thiếu hụt nhân sự (dẫn đến gián đoạn hoạt động) hoặc dư thừa (gây ra những tốn kém không đáng có về mặt chi phí). Đây đều là những tác động không tốt đến doanh nghiệp. Định biên nguồn nhân lực giúp cân đối yếu tố con người – một yếu tố quan trọng để doanh nghiệp hoạt động một cách hiệu quả.

Thêm vào đó, lập kế hoạch định biên để theo dõi, thống kê tình hình tuyển dụng nhân sự so với kế hoạch đã đề ra. Trên cơ sở này, đưa ra các chính sách thu hút lao động có năng lực tốt để tăng hiệu quả công việc. Vì thế, định biên là việc làm rất cần thiết và có vai trò quan trọng, quyết định trong công tác quản lý nguồn lực cho một tổ chức, doanh nghiệp.

Lập kế hoạch định biên để thống kê và theo dõi tình hình nhân sự

Quy trình xây dựng kế hoạch định biên nhân sự

Trên thực tế, để có kế hoạch định biên về nguồn nhân sự hiệu quả, doanh nghiệp cần tiến hành lần lượt từng bước sau:

Bước 1: Dự báo nguồn lực

Ở bước này, doanh nghiệp cần trả lời các câu hỏi như mục tiêu đề ra là gì? Cần phải làm gì để đạt được mục tiêu đó? Sản phẩm, dịch vụ, quy mô sản xuất lớn, nhỏ, hay trung bình? Trả lời được những câu hỏi này, doanh nghiệp sẽ xác định được số lượng và những kỹ năng cần thiết cho nhân sự của từng vị trí.

Bước 2: Phân tích nguồn lực thực tế

Sẽ giúp chủ doanh nghiệp nhìn rõ những ưu và nhược điểm, đồng thời tính toán khả năng đáp ứng yêu cầu của nguồn nhân lực hiện có trong tay. Nhà quản lý cần dựa trên cơ sở hệ thống và mặt quá trình để đánh giá thực trạng.

Bước 3: Đưa ra quyết định về việc tăng hay giảm nguồn lực

Qua phân tích nguồn lực hiện tại, doanh nghiệp sẽ xác định được nguồn nhân lực đang thiếu hụt hay dư thừa. Từ đó, có những quyết định đúng đắn về việc cân bằng nguồn lưc này.

Phân tích nguồn lực để đưa ra các quyết định về nhân sự

Bước 4: Lên kế hoạch thực hiện

Doanh nghiệp cần dựa vào một số nội dung cơ bản như:

• Kế hoạch tuyển mới nguồn nhân lực của doanh nghiệp.
• Các phòng ban được cơ cấu và tổ chức lại như thế nào?
• Kế hoạch đề bạt, thuyên chuyển nhân viên.
• Bổ sung thêm nguồn nhân lực hay tinh lọc giảm bớt nguồn lao động thực tại?

Bước 5: Đánh giá kết quả

Việc đánh giá kết quả thực hiện rất quan trọng. Cần xác định sự sai lệch giữa mục tiêu đưa ra và quá trình thực hiện. Sau đó, tìm ra nguyên nhân dẫn đến sự sai lệch này và điều chỉnh, khắc phục. Sau khi đã xác định được nguồn nhân lực cần thiết cho các hoạt động trong tương lai, doanh nghiệp cần tìm kiếm nguồn nhân lực này để đảm bảo không bị gián đoạn hoạt động vì thiếu hụt nhân sự ở các bộ phận.

Định biên nhân sự là một phần quan trọng của chiến lược nhân sự. Có làm tốt công tác trên thì doanh nghiệp mới có sự chuẩn bị đầy đủ kịp thời về nguồn nhân lực, tránh tình trạng quá thừa hoặc thiếu hụt về nguồn lực quan trọng chính yếu này.