Cách xây dựng cơ cấu tổ chức doanh nghiệp hiệu quả

Môi trường kinh doanh nhiều biến động có ảnh hưởng không nhỏ đến các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Điều này đòi hỏi nhà quản trị cần biết cách xây dựng cơ cấu tổ chức doanh nghiệp sao cho hợp lý. Dựa vào tình hình thực tế của từng doanh nghiệp để cơ cấu bộ máy tổ chức một cách hoàn chỉnh và đạt hiệu quả làm việc cao nhất.

Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp là gì?

Cơ cấu tổ chức là gì? Đó là tổng hợp các bộ phận, đơn vị, cá nhân khác nhau của một tổ chức/doanh nghiệp. Tuy được bố trí theo từng cấp độ, có chức năng quyền hạn và phụ trách những khâu khác nhau, nhưng lại có quan hệ phụ thuộc chặt chẽ với nhau tạo thành chỉnh thể nhằm đảm bảo cho việc thực hiện các hoạt động chung của doanh nghiệp được suôn sẻ. 

Bản chất của xây dựng cơ cấu tổ chức là phân chia quyền hạn trong quản lý. Việc phân định này sẽ phản ánh trách nhiệm của mỗi cá nhân. Mặt khác có tác động tích cực đến sự phát triển của doanh nghiệp.

Tại sao phải biết cách xây dựng cơ cấu tổ chức doanh nghiệp?

–Thứ nhất, một doanh nghiệp có nhiều bộ phận đảm nhận các vai trò khác nhau. Vì vậy, cần cơ cấu tổ chức để có sự gắn kết và thống nhất nhằm mục đích thực hiện và tạo ra kết quả cho những mục tiêu doanh nghiệp đưa ra. 

– Thứ hai, mỗi thành viên trong tổ chức có một vai trò nhất định. Sự sắp xếp phân công lao động rõ ràng là cơ sở để đảm bảo tính chuyên môn, sự tập trung của thành viên vào công việc. Việc phân công càng hợp lý thì hiệu quả hoạt động và tổ chức công việc càng cao.

– Thứ ba, doanh nghiệp có cơ cấu tổ chức tốt và sự thống nhất dưới quyền lãnh đạo là điều kiện tạo nên trật tự, khoa học trong tổ chức, tránh được tình trạng đùn đẩy trách nhiệm cho nhau. Mỗi thành viên sẽ tự ý thức được nhiệm vụ của mình, từ đó cố gắng nỗ lực cùng nhau xây dựng doanh nghiệp phát triển theo định hướng chung.

Các cách xây dựng cơ cấu tổ chức doanh nghiệp cơ bản 

Có 2 phương pháp xây dựng cơ cấu tổ chức trong một doanh nghiệp:

1. Phương pháp xây dựng cơ cấu tổ chức tương tự : 

Phát huy những ưu điểm và loại bỏ những nhược điểm trong các cơ cấu tổ chức truyền thống đã tỏ ra ra hiệu quả trước đó. Điều kiện để thực hiện phương pháp này là giữa doanh nghiệp đang cần xây dựng cơ cấu với loại hình doanh nghiệp khuôn mẫu phải có điểm tương đồng về ngành nghề kinh doanh, mục tiêu, kết cấu cơ sở vật chất hạ tầng, nhân sự…

Đây là phương pháp phổ biến vì dễ thực hiện, kế thừa. Hơn nữa, trong quá trình thực hiện đã xây dựng được cơ cấu hiệu quả, tiết kiệm về thời gian, chi phí. Tuy nhiên, các doanh nghiệp vẫn có những điểm khác biệt và không thể có độ tương đồng 100% với loại hình doanh nghiệp mẫu. Vì vậy, trong quá trình áp dụng phương pháp này, doanh nghiệp cần tránh tình trạng dập khuôn, máy móc, cẩn trọng và phân tích kỹ lưỡng những yếu tố khác biệt để có sự điều chỉnh phù hợp.

2. Phương pháp phân tích theo yếu tố:

Bước 1: Dựa vào quy định pháp lý, người lập sơ đồ sẽ thiết kế sơ đồ cơ cấu tổng quát để xác định rõ các tính chất cơ bản như mục tiêu, nguyên tắc hoạt động, phân hệ chức năng, trách nhiệm quyền hạn của các bộ phận nhân sự trong doanh nghiệp…

Bước 2:  Phân cấp thành phần cơ cấu của tổ chức, thiết lập mối liên quan giữa các bộ phận với nhau. Dựa trên cơ sở chuyên môn hóa và xác định mức độ ảnh hưởng của các yếu tố khác nhau đến cơ cấu của tổ chức để phân hệ trực tuyến và phân hệ chức năng của các bộ phận.

Bước 3: Xác định rõ các vấn đề như chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, số lượng nhân sự cho từng bộ phận. Đưa ra những quy định, quy chế chung hoặc quy chế cụ thể để hoạt động doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ và hiệu quả, đảm bảo tính khoa học. 

Hoàn thiện cơ cấu tổ chức không phải là nhiệm vụ một sớm một chiều. Nếu biết cách xây dựng cơ cấu tổ chức doanh nghiệp thì chắc chắn các công việc nội bộ của doanh nghiệp sẽ diễn ra thuận lợi, từ đó tăng hiệu suất, hiệu quả làm việc nhằm hoàn thành những nhiệm vụ, mục tiêu đã đề ra.