Kiểm soát công nợ hiệu quả trong các doanh nghiệp kinh doanh

Không ít doanh nghiệp đặt ra câu hỏi làm thế nào để kiểm soát công nợ hiệu quả vì đây cũng được coi là một nhiệm vụ vô cùng quan trọng. Nhiều doanh nghiệp sau một thời gian hoạt động đã gặp rắc rối với vấn đề này và vẫn chưa tìm ra được cách giải quyết triệt để.

Tìm hiểu về công nợ và kiểm soát công nợ

Khái niệm “công nợ” tương đối phức tạp. Đây được hiểu là các khoản nợ phát sinh trong kỳ và được chuyển sang kỳ sau của doanh nghiệp. Vậy, kiểm soát công nợ là gì? Đó là quá trình theo dõi, ghi nhận số tiền phải thu hoặc phải trả trong các giao dịch với khách hàng hoặc nhà cung cấp khi mua hàng, nhập hàng…Việc này giúp các cá nhân hoặc doanh nghiệp có thể quản lý tài chính một cách hiệu quả, tránh những thất thoát không đáng có.

Xem thêm:

Hiểu đúng về Kế toán công nợ tại doanh nghiệp

Kế toán công nợ phải trả: Từ kiến thức tổng quan tới kinh nghiệm thực tế

5 điều cần nắm rõ để trở thành kế toán công nợ phải thu chuyên nghiệp

File Excel quản lý sổ ghi chép công nợ phải thu, phải trả khách hàng

Quản lý công nợ cần theo dõi và ghi nhận số tiền

Lưu ý khi quản lý công nợ trong doanh nghiệp:

• Đối với các khoản phải thu: Tốt nhất, doanh nghiệp nên xây dựng chính sách bán hàng ngay từ đầu cho từng khách hàng. Yêu cầu khách hàng ký kết các thỏa thuận đảm bảo thanh toán đúng thời hạn.Cần hạch toán chi tiết và rõ ràng với từng đối tượng, từng khoản nợ và số lần đối tác, khách hàng đã thanh toán. Tích cực theo dõi, đôn đốc việc thu hồi nợ cũ, tránh gặp phải tình trạng bị chiếm dụng vốn hoặc để nợ quá lâu, khó thu hồi.

 Các công nợ lâu ngày chưa thu hồi cần đảm bảo các loại giấy tờ pháp lý làm bằng chứng xác thực theo đúng quy định của nhà nước phòng trường hợp tranh chấp, kiện tụng. Thêm vào đó, thiết lập các chỉ số đo lường để có thể theo dõi, đánh giá và phân tích hiệu quả các khoản nợ phải thu.

• Đối với các khoản phải trả: Đây là các khoản doanh nghiệp phải thanh toán cho nhà cung cấp về vật tư, công cụ, dụng cụ, nguyên vật liệu và hàng hóa, dịch vụ…Cũng giống như khoản phải thu, doanh nghiệp cần hạch toán chi tiết từng khoản. Có thể quản lý theo đầu hóa đơn và hạn thanh toán hoặc theo từng hợp đồng mua. Kế toán cần cập nhật, đối chiếu công nợ phải trả một cách thường xuyên để doanh nghiệp có thể hoàn thành việc chi trả cho đối tác của mình và định mức chi tiêu.

Cách kiểm soát công nợ hiệu quả trong bán lẻ

Quản lý công nợ trong bán lẻ gồm có 2 phần chính là quản lý công nợ khách hàng và quản lý công nợ nhà cung cấp. Với mỗi đối tượng, cần có cách quản lý riêng để đạt được hiệu quả cao nhất.

Quản lý công nợ của khách hàng: 

• Doanh nghiệp cần lập chính sách chi trả rõ ràng: Để chính sách chi trả được cụ thể hóa, cần trả lời tốt các câu hỏi như: doanh nghiệp có chấp nhận cho mua nợ hay không?/điều kiện để được kí nợ?/ thời gian thanh toán nợ?/ nếu trễ hạn xử lý thế nào? Những quy định rõ ràng này sẽ giúp khách hàng hiểu rõ hơn về chế độ thanh toán nợ của công ty, hạn chế tình trạng khất nợ, quỵt nợ hay nợ xấu của khách.

Cần quy định rõ thời gian trả nợ để tránh tình trạng nợ xấu

• Quản lý công nợ theo quy trình: Quy trình quản lý công nợ chỉ rõ người sẽ liên hệ với khách hàng cũng như cân nhắc về khoảng thời gian nhắc nợ và phương thức thanh toán. Mọi bước trong quy trình cần được vạch ra rõ ràng, chi tiết và chuyên nghiệp để dễ dàng kiểm soát. Nếu có vấn đề phát sinh cũng nhanh chóng tìm ra nguyên nhân và cách giải quyết.
• Chuẩn bị phương án giải quyết với những khoản nợ khó đòi: Trên thực tế, khách hàng đều có xu hướng “nợ” đến kỳ sau. Tỷ lệ khất nợ cao thì số tiền nợ càng lớn. Điều này gây cản trở cho hoạt động xoay vòng vốn của doanh nghiệp. Vì vậy, mỗi doanh nghiệp cần lựa chọn cho mình những phương án dự phòng như giấy tờ pháp lý, hóa đơn, chứng từ xác thực hợp pháp để có thể thu hồi nợ. Việc khuyến khích khách hàng trả theo từng đợt cũng giúp tăng hiệu quả thu nợ.

Quản lý công nợ nhà cung cấp

• Thống nhất thời gian thanh toán với nhà cung cấp: Ngoài những việc như nhập hàng, số lượng, giá cả thì thời gian thanh toán cũng là điều nên được thống nhất. Điều này giúp nhà quản lý có thể xác định được một khảng thời gian nhất định cho các khoản nợ đến hạn thanh toán, từ đó có kế hoạch cân đối về các nguồn tài chính. Thời hạn thanh toán càng dài thì doanh nghiệp càng có lợi.
• Gửi bảng xác nhận công nợ: Là điều cần làm khi gần đến hạn thanh toán. Việc thống kê các khoản công nợ rồi gửi emai xác nhận đến nhà cung cấp là rất cần thiết. Vừa giúp doanh nghiệp chủ động về thời gian lại tránh được các tranh chấp nếu có sau này.

Vấn đề kiểm soát công nợ có ảnh hưởng trực tiếp tới mọi hoạt động của doanh nghiệp. Do đó, mỗi doanh nghiệp cần xây dựng chính sách quản lý công nợ cho mình, vừa giúp chủ doanh nghiệp cân đối nguồn tài chính, hạn chế đến mức tối đa khả năng thất bại vì “vỡ nợ”.